Qu’est-ce que tu fais dans la vie? Je cherche les problèmes…

J’ai entendu beaucoup de manières de définir le coaching, de montrer à quel point la pratique pouvait être extraordinaire ou au contraire aux confins du charlatanisme, j’ai lu des dizaines de définitions de ce qu’est ou ce que n’est pas le coaching. 

Je n’y accordais finalement que peu d’importance, pensant qu’il s’agissait là de querelles de chapelles, ou de courants académiques, jusqu’à ce que je me rende compte au cours du traditionnel premier entretien avec mes clients à quel point il est important de savoir parler de ce que l’on fait, et de comment on le fait, car la manière de parler de sa pratique lance déjà la réflexion chez le client, lui permet déjà de se positionner, de se projeter et de … travailler.

Il me semble donc important de faire une mise au point sur ce que je crois du coaching et sa pratique; je la partage avec vous, mais  bien sûr, cela n’engage que moi, après quelques années de pratique, de réflexion et d’expérience.

Le mot est archi-galvaudé, nous le savons, mais malgré tous les conseils des webmarketeurs qui m’entourent, je n’en ai pas trouvé de meilleur.

Le coaching à quoi ça sert?

Si j’essaye de faire le vide de tous les livres que j’ai lus, de toutes les  définitions de toutes les offres de service sur la toile,  pour me concentrer sur ce que je fais vraiment avec mes clients, j’en arrive à quelque chose de très très simple. J’ai presque honte:

Ça sert à résoudre des problèmes. 

c’est tout?
Oui, et c’est énorme.

Forcément ça brille moins que « je révèle la version 4.0 de votre passion » ou  « je catalyse les transformations de votre équipe… », mais à la fin je trouve cela ressemble vraiment à ce que je fais, en toute humilité.

Et ça ressemble vraiment à ce que veulent mes clients. On se met à deux pour résoudre un problème qu’ils ont, on fait équipe pour identifier ce qui pose problème, et réduire l’écart entre ce qu’ils vivent et qui ne leur plait pas, et ce qu’ils souhaitent.

J’adore les problèmes!
  • « Un problème n’est un problème que parce qu’on a décidé de le résoudre ». Il y a des problèmes avec lesquels on vit très bien et qui ne demandent aucune résolution!  Il y en a d’autres qui nous empêchent de vivre ou de faire ce qui nous tient vraiment à coeur. C’est là qu’un coach est utile.
  • D’abord cela suppose de le trouver ce problème!  Parfois les clients arrivent sans savoir vraiment ce qui ne va pas, en état de confusion même, et c’est normal. Le questionnement stratégique est là pour les amener à identifier ce qui leur pose réellement problème dans leur situation. Parfois, ils se rendent compte rapidement que le « vrai problème » n’est pas celui avec lequel ils sont arrivés.
  • Se focaliser immédiatement sur le problème fait gagner un temps fou. Les personnes qui ont un CODIR en panne, une équipe qui n’arrive pas à travailler ensemble, un N-1 qui n’ose pas s’imposer face à une élément perturbateur, quelqu’un qui n’arrive plus à gérer son ado ou un freelance n’arrive pas à vendre ses prestations n’ont que faire des tests de personnalités ou des questionnaires sur leur style de management!
  • Résoudre des problèmes, cela demande beaucoup d’humilité car il arrive souvent ( tout le temps?) qu’un problème ne soit pas complètement résolu. Et c’est une bonne nouvelle: cela permet de sortir du choix binaire « réussir ou échouer » le « tout ou rien » . Une fois cette pression relâchée, on peut commencer à travailler. Une personne dont la timidité l’empêche d’intervenir devant un groupe au travail restera peut-être en effet toujours timide; sauf que le travail fait en coaching lui permettra d’intervenir devant un groupe. Elle saura faire avec sa timidité qui sera toujours là, mais ne la freinera plus dans les exercices imposés de sa profession pour pouvoir évoluer.
  • Se dire qu’un problème n’est presque jamais résolu à 100% cela permet aussi d’arrêter avec l’obsession de la performance ou de l’ultra-solution. C’est moins vendeur, certes, mais c’est plus réaliste et beaucoup plus engageant: nous allons travailler à réduire l’écart entre votre situation actuelle est celle que vous souhaitez. Et tout mon professionnalisme  est au service de cela. La personne décidera de là où elle met le curseur et s’engagera dans le processus de manière beaucoup plus efficace.
  • résoudre un problème ne prédit en rien la (les) solution(s). La solution sera inventée par le client au fur et à mesure. En cela c’est très respectueux!
  • On dit souvent que le bon designer c’est celui qui pose les bonnes questions. Ici c’est pareil.
Bref, j’adore les problèmes!
Pourquoi « coaching » finalement ce n’est pas si mal comme mot?

Parce-que dans ce mot un peu anglo-saxon, il y a une connotation de «training» de sport, d’action. Et voilà, le coaching c’est de l’action car l’évolution de la personne ou de l’équipe se mesure en changement de comportement; (et non pas en compréhension des enjeux, du problème, de la solution etc…)

…et que « prendre le problème à bras le corps » .. c’est du sport! 

L’obsession du diagnostic

La semaine dernière j’ai eu la chance de pouvoir me rendre au Salon du management. Après une littérature pléthorique, et quelques MOOCs, la Maison du Management ouvre ses portes et lance son premier salon sur la question managériale.

J’y ai retrouvé les questions généralistes sur l’état de l’art : Qui sont les managers? Comment augmenter l’efficacité des managers? Comment les aider à accompagner le changement? etc.

Je voudrais revenir sur une chose  qui m’a  beaucoup frappée  durant cette journée, et que je vous propose de re-questionner :

L’obsession du diagnostic

Dans ma promenade entre exposants, conférences, et ateliers, j’ai beaucoup entendu le mot « diagnostic », comme première phase à tout projet de transformation. « Phase préalable », « première étape », « base sur laquelle on pourra s’appuyer ».

« Le diagnostic est le raisonnement menant à l’identification de la cause (l’origine) d’une défaillance, ou  d’un problème ». (Dictionnaire Larousse)

Si je viens avec un projet de transformation de mon organisation, il parait logique qu’un consultant me dise qu’il devra observer mon organisation, identifier grâce à son expérience et sa méthode la ou les causes de ses difficultés, et qu’il me proposera un plan d’action découlant de son diagnostic pour réaliser le changement que je souhaite.

Logique? Et pourtant,  voilà les risques que je vois poindre dans une telle démarche (que j’ai moi-même pratiqué sans réserve pendant des années de gestion de projet) :

  • Lorsque l’on cherche « les points faibles et les points forts » d’une organisation, d’un espace ou d’un fonctionnement, …en fait on cherche les points faibles. Nous avons cette culture qui fait que l’on ne sait pas très bien évaluer les choses qui fonctionnent (elles sont oubliées, devenues transparentes puisqu’elles marchent…) mais bien pointer celles qui sont défaillantes. A cela se rajoute une autre de nos habitudes, qui est de penser que nous devons absolument compenser nos points faibles plutôt que « tout miser » sur nos points forts. Or.. quelle perte de temps pour un résultat médiocre alors que nous aurions pu améliorer encore et faire rayonner nos « points forts »…!

 

  • Deuxième risque: en faisant avant toute chose un diagnostic le plus exhaustif possible, nous allons rechercher tous les problèmes, peut-être même en créer, et au final risquer de nous noyer dedans. Comment allons-nous faire maintenant pour trier tout cela, rester motivé et parvenir à un résultat satisfaisant?

 

  • Enfin lorsque nous cherchons la cause du problème, nous partons du principe que son éradication permettra la disparition du problème lui-même. Et ça je n’y crois pas.

Nous sommes très habitués culturellement au lien de cause à effet; or la réalité est tout autre. Et chercher les responsables ne règle pas les problèmes.

Ce qui solutionne les problèmes, c’est de les identifier, de les questionner, d’aller chercher le « problème sous le problème », de savoir où l’on veut aller pour comprendre ce qui nous empêche d’y aller. 

Mon intuition c’est que la vraie question ce n’est pas qui (ou quoi) est responsable du problème, mais de comprendre comment nous avons construit quelque chose qui nous empêche maintenant d’aller là où nous le souhaitons. Une fois que nous avons compris cela,une fois munis de ces précieuses informations, nous pouvons construire la stratégie qui nous mènera à notre objectif.

Si je poussais cette intuition plus loin, au niveau du projet lui-même: est-il possible de se lancer dans un projet sans faire de diagnostic préalable? Que pourrait-on faire à la place? Quelles questions pourrions-nous nous poser en première phase?

J’attends vos avis, vos questions ou vos exemples en commentaire pour que nous sortions de ces abstractions hypothétiques et que nous puissions imaginer si un travail sans diagnostic est possible! #intuitionàvérifier

Pourquoi les 5 pourquoi, ça ne marche pas?!

« Outils indispensable » pour « éradiquer vos problèmes » la fameuse méthode des 5 pourquoi qu’on vous sert à toutes les sauces dans toutes les formations en management, ou en développement personnel, ça m’exaspère!

Vous connaissez le principe : vous avez un problème. Vous l’énnoncez; puis vous demandez « pourquoi? » vous avez ce problème; vous trouvez une première réponse; vous prenez cette réponse et la soumettez à son tour à la question « pourquoi? »et ainsi de suite, 5 fois de suite; Au bout de ce questionnement vous parvenez à la cause ultime de votre problème.

À ce point, vous êtes donc capable en supprimant la cause… de supprimer le problème.

(Contre-) Exemple:

  • je m’ennuie dans mon travail actuel
  • pourquoi?
  • parce-que je n’apprends rien d’intéressant
  •  pourquoi?
  • parce-que les missions que l’on me confie sont toujours les mêmes
  • pourquoi?
  • parce que personne d’autre n’est mieux qualifié que moi pour les réaliser
  • pourquoi?
  • parce-que mes collègues ne sont pas formés de façon adéquate
  • pourquoi?
  • parce-que l’entreprise n’a pas le temps de les former.

Pensez-vous vraiment que le fait que l’entreprise n’ait pas le temps de former cette personne soit la cause ultime du fait qu’elle s’ennuie? 

Voilà, les sorties de route sont légions avec ce processus et ceci pour deux raisons très simples

1- Si jamais on arrive dans l’une des réponses à une cause extérieure, la démarche n’a plus de sens si on ne peut agir sur cette cause. Dans notre exemple, c’est l’entreprise qui est révélée comme la cause du problème; et l’on ne peut agir dessus (à moins d’en être le patron) donc…

2- Cette méthode est issue de process qui ont été crées pour des machines au Japon! (pour faire court) *

3- les être humains et les entreprises sont des systèmes complexes . De multiples éléments entrent en interaction pour produire des situations qui, parfois, deviennent problématiques. Lorsque différentes variables entent en jeu pour produire cette situation,  l’outil est totalement inefficace, puisqu’il ne peut prendre en compte « qu’une ligne de causalité ». (Ou alors il faudrait le refaire X fois….quel bazar!)

En effet il cherche un lien de cause à effet. Or le lien de cause à effet nous amène à trouver des responsables. And so what? Peut-on vraiment  « éradiquer » tous les éléments responsables de notre problème?

Reprenons l’exemple du dessus en changeant la fin:

  • on me donne toujours les mêmes missions
  • pourquoi?
  • parce-que je n’ai jamais manifesté mon désir de faire autre chose
  • pourquoi?
  • parce que je suis sûre que mon chef va refuser
  • pourquoi?
  • parce que ça ne s’est jamais fait dans l’entreprise.

OK! on a trouvé LA solution! La personne va aller voir son chef en ayant bâti un argumentaire solide sur son potentiel et en faisant des propositions pour former elle-même son successeur. Magnifique. Et si le chef refuse? Retour à la case départ.

Et si le chef accepte mais que finalement la personne ne se plait pas du tout dans son nouveau poste? Certes elle aura résolu son problème d’ennui au sens strict, mais pour autant aura-t-elle vraiment agit dans le bon sens ?

Première conclusion : nous ne sommes pas des machines, contrairement à ce que croient encore certains; les solutions pour les machines ne sont donc pas adaptées aux êtres humains.

Deuxième conclusion: oui la complexité fout la trouille parfois. Et dans ces moments là on aurait très envie qu’un petit process de réparation nous permettent de régler tous nos problèmes. Mais s’il y a complexité, ça veut dire qu’il y a aussi non pas une seule, mais des tonnes de solutions! Et c’est là où ça devient franchement intéressant.

Alors oui, il va falloir chercher, travailler,  être parfois perdu, tester, essayer, recommencer, mais à la fin la solution que nous aurons déployée pour résoudre notre problème de départ sera notre création personnelle sur laquelle on pourra sans crainte s’appuyer pour aller plus loin sur notre chemin.

À très vite pour la suite..

*Cette technique a été à l’origine développée par Sakichi Toyoda puis fut mise en œuvre chez Toyota pendant l’évolution de ses méthodologies industrielles. L’outil a vu son utilisation répandue bien au-delà de Toyota et est maintenant utilisé dans Kaizen, Lean Manufacturing et Six Sigma.

S’organiser… sans to-do list

Vous en avez assez de vous sentir épuisé dés le lundi soir quand vous avez compris que votre semaine serait pire que celle d’un pompier californien en période estivale? Vous en avez assez de vos to-do lists que vous ne suivez jamais? Vous souffrez dés que votre chéri(e) vous dit qu’il est temps de s’organiser pour les vacances alors que vous avez un rendu à la fin du mois?

La bonne nouvelle, c’est que tout le monde peut réussir à s’organiser;

Et non! la procrastination n’est pas une fatalité ni un trait de personnalité; vous n’êtes pas non plus obligé de passer en mode survie chaque jour pour éteindre des incendies professionnels, paniquer à l’idée qu’on vous colle une réunion de plus, ou à essayer de suivre une to-do list infinie. Et enfin non! s’organiser ce n’est pas consacrer deux heures par jour à faire … des to-do lists.

Mon premier boss en agence de design, il y a très longtemps m’avait dit une chose surprenante à l’époque: « Si on charrette, c’est que l’on s’est plantés sur le planning ». Nous vivions une époque où « charretter » était une figure de style obligée et quasi revendiquée du travail en agence créative.. façon Mad Men, vous voyez?! Autant vous dire tout de suite que je suis devenue une professionnelle du planning!

Alors pendant des années je me suis passionnée pour toutes les méthode d’efficacité organisationnelle et d’outils de productivité, et ce que j’ai découvert à propos de l’organisation et de la priorisation des tâches est à la fois le fruit de cette longue exploration, mais aussi tout le contraire de ce à quoi nous sommes formatés par l’école et par la société.

Retrouver la maîtrise …

Voici donc quelques « trucs » qui semblent frappés du sceau du bon sens, mais qui lorsque vous les aurez appliqués vous permettront d’envisager les journée chargées avec détermination et espoir, vous permettront de savoir dire «non», vous permettront d’arrêter de procrastiner, et enfin, vous permettront de jeter une fois pour toutes vos to-do lists à la poubelle.

Trouver son « Pourquoi »

La première chose la plus importante à savoir avant même de commencer à vous organiser est de savoir pourquoi vous voulez vous organiser. Pour être plus efficace? Pour pouvoir rendre vos livrables en temps et en heure? pour être encore plus rentable pour votre entreprise? Pour devenir -comme je l’ai vu écrit sur une formation à la gestion du temps-, une « machine à produire »?

Non. Certainement pas. La seule raison valable pour s’organiser est de pouvoir se dégager du temps pour pouvoir faire les choses qui sont vraiment importantes pour vous.

Si vous ne savez pas à quoi vous allez consacrer le temps que vous allez gagner, il est sûr et certain que vous ne ferez que continuer à faire plus …de la même chose qu’aujourd’hui.

Quel est le projet qui VOUS appartient et qui vaut la peine de ne plus être esclave des journées à rallonges pleines de tâches que l’on ne finit jamais..(oui oui il y des gens qui aiment bien ça, et qui sont très à l’aise avec le fait d’être débordés qui leur donne l’air d’être important!).

Aller faire du sport 2h par jour? ok. Arriver à l’heure pour embrasser vos enfants le soir avant qu’ils ne s’endorment? ok. Travailler sur le projet qui vous tient à cœur mais qui n’est pas dans votre mission officielle? ok. Améliorer votre pratique professionnelle, faire de la veille, ou entamer la formation dont vous rêvez? ok.

Cette liste à la Prévert pour bien insister sur le fait que la raison profonde de l’organisation doit avoir du sens pour vous peu importe qu’elle semble futile.

Ensuite vous serez capable de vous organiser pour tous les projets qui vous sembleront réellement importants.

Deuxième élément avant de commencer à vous organiser: dans « savoir s’organiser » la composante sur laquelle vous allez vraiment travailler, c’est vous; avec vos peurs, vos habitudes, vos croyances.

Maintenant qu’on est d’accord sur les intentions de l’organisation, passons au concret:
1- Distinguer l’important de l’urgent – la matrice d’Eisenhower expliquée par S.Covey*

C’est l’une des clés du sujet! Dans toutes les tâches que j’ai à faire, qu’est-ce qui est important? qu’est ce qui est urgent? C’est sur cette distinction qu’est fondée la fameuse matrice d’Eisenhower qui lui a permis selon la légende d’organiser le débarquement en Normandie.

  • ce qui est urgent, c’est ce qui comporte une échéance immédiate: c’est maintenant!
  • ce qui est important, c’est qui vous permet d’obtenir un résultat sur quelque chose qui compte réellement selon vos objectifs prioritaires.
  • ce qui est urgent ET important, c’est par exemple une gestion de crise, le rendu d’un projet dans la journée..
  • ce qui est NI urgent NI important, ce sont les activités futiles, les gaspille-temps…
  1. Selon vous, le téléphone qui sonne, c’est urgent ou non? (oui, si vous n’êtes pas capable de ne pas décrocher)
  2. Selon vous une activité de détente c’est important ou non? (oui! cela participe à votre écologie personnelle qui participe à votre productivité; ce n’est pas la même chose que de perdre son temps)
  3. Selon vous la recherche de nouvelles opportunités, c’est important? c’est urgent?

Nous avons tendance à mettre en priorité ce qui est urgent. Or, nous devrions pour mieux hiérarchiser nos tâche nous concentrer sur ce qui est important, ce qui nous donne l’ordre suivant:

1- IMPORTANT et URGENT: à traiter immédiatement. Plus d’essence dans votre voiture 😉

2- IMPORTANT et NON URGENT: c’est là le secret! prioriser ce qui va vous servir pour la suite de votre développement (donc les activités de veille créative, networking, formation…appartiennent à cette catégorie)

3- NON IMPORTANT ET URGENT : répondre à certains emails, certaines réunion, choses gratifiantes, interruptions diverses

4- NI IMPORTANT NI URGENT: futilités, certains coups de fil, passe temps agréables… c’est tout simplement cette catégorie qu’il faut faire sauter lorsque vous avez besoin de temps pour réaliser quelque chose de plus dans votre emploi du temps.

Voici la matrice: essayez d’y ranger vos diverses tâches

urgent non urgent
important I

Crises

Problèmes urgents

Projets avec une dead-line

II

Prévention

Planification

Networking

Recherche de nouvelles opportunités

formation

non important III

Interruptions

Certains emails et appels

Certaines réunions

Certains rapports

Activités populaires

IV

Pertes de temps

faire semblant d’être occupé

Certains emails et appels « gaspille-temps »

Activités plaisantes et futiles

2- Créer l’emploi du temps qui va avec.

Une fois que l’on a réussi à qualifier ses activités et à les prioriser dans la matrice, il faut bien les mettre dans l’emploi du temps. Certains aiment à faire l’emploi du temps de la journée; par expérience, je trouve que faire son emploi du temps à la semaine est plus efficace. Cela permet de laisser de la place à l’imprévu qui ne manque pas d’arriver, tout en conservant ses objectifs. Au passage, n’oubliez pas de vous fixer des objectifs réalisables… ce n’est pas la peine de vous créer un emploi du temps 7j/7 à 12heures par jour.. ça ne marchera pas!

À ce stade, le plus important c’est de se garder un moment tranquille pour préparer la semaine sur un calendrier et bien vérifier qu’on n’y a pas mis QUE des activités urgentes! Le faire le vendredi soir pour boucler tranquillement la semaine et célébrer le fait qu’on a tenu ses objectifs de la semaine; ou le dimanche pour l’avoir bien en tête le lundi matin.

3- Savoir dire non…. pour dire OUI

Forcément il y a des choix à faire un jour ou l’autre. Ou peut-être êtes vous ce genre de personne qui ne peut refuser lorsque qu’un client ou un collègue vous demande de l’aider sur un nouveau sujet pour lequel vous n’êtes pas missionné ou vous n’avez pas prévu de temps. Vous allez dire oui la mort dans l’âme.

Rappelez-vous alors d’une chose capitale: lorsque vous dites OUI à ce client intrusif ou ce collègue un peu sans-gêne, ce n’est pas que vous « ne savez pas dire non »…c’est que vous dites NON à autre chose. A cette chose que vous aviez tagguée comme « IMPORTANTE » parce qu’elle avait du sens et vous portait vers votre objectif ou votre mission. Réfléchissez alors si cela en vaut bien la peine.. Et dites OUI à ce qui est vraiment important pour vous.

4- Penser actions plutôt que résultat global.

Ce qui signifie, voir l’arbre et non la forêt pour pouvoir avancer concrètement. Donc pas de to-do liste avec en bullet-point « repenser la stratégie de l’entreprise ». Demandez-vous plutôt : qu’est ce que je pourrais faire comme action qui ferait avancer la stratégie de l’entreprise… Et chacune de vos réponses peut rentrer alors dans l’agenda.

5- Les sollicitations extérieures.

C’est une évidence mais nous savons de moins en moins bien résister aux nombreuses sollicitations extérieures et notre capacité de concentration chute drastiquement. Selon une étude menée par Microsoft , « les jeunes d’aujourd’hui accordent en moyenne 8 secondes à chaque nouvelle information, contre 12 secondes en 2000, pour juger de sa pertinence. A titre de comparaison, Microsoft rappelle qu’un poisson rouge peut rester concentré jusqu’à 9 secondes. »..*

Donc il est indispensable de se garder quelques phases de travail concentrées hors de toutes notification mail ou téléphone pour être efficace. Et je vous conseille de les prévoir à l’avance. L’une de mes cliente, m’a raconté avoir eu l’impression d’un sevrage aussi dur que celui de la cigarette quand elle a décidé de ne relever ses emails que 4 fois par jour…Elle se sent complétement libérée aujourd’hui et 4 fois plus efficace.

6- Gardez l’équilibre …

…entre les moments réservés aux autres (réunions/ interactions/ discussions, réflexions à plusieurs) et les moments où vous produisez. Il ne s’agit pas de se couper du monde, il s’agit d’être réellement présent à ce que l’on fait. Communiquez sur votre organisation, faites-là respecter. Cela fera également changer les autres autour de vous.

8- Modélisez!

Chaque fois que vous finissez quelque chose qui vous a pris du temps, demandez-vous si vous pourriez vous en resservir. Par exemple, l’une de mes ancienne collègue a mis au point une trame d’interview qu’elle ressort systématiquement à chaque démarrage de projet; Elle l’a « objectivée » améliorée régulièrement, mais surtout elle l’a rangée dans un dossier de base de données de documents méthodologiques de démarrage de projet. Le gain de temps se trouve autant dans le contenu, que dans la capacité à le retrouver immédiatement.

9- La procrastination

Ah vous êtes un procrastinateur? Ou alors vous pensez que vous travaillez mieux lorsque vous faites les choses au dernier moment ? Je crois que vous êtes peut-être un perfectionniste qui préfère encore se donner des contraintes de temps pour pouvoir se pardonner si tout n’est pas parfait;

ou que vous faites partie de ceux qui ont peur d’échouer en usant du même stratagème…

J’ai rencontré quelqu’un récemment qui me parlait de la loi de Parkinson, vous savez, ce principe selon lequel si vous donnez un mois à une activité qui peut se réaliser en une semaine, celle-ci prendra effectivement un mois.. Selon cette personne, travailler au dernier moment sert contrer cette « loi » et à faire rentrer dans un temps imparti (le plus court possible) les activités pour être sûr d’être hyper rentable.

Cela peut marcher: on se donne 2h pour faire ce compte rendu…pas une minute de plus! Mais attention à ne pas trop se mettre tout seul en situation dangereuse en le faisant à la dernière minute. Cela ne marche pas à long terme parce que cela use les batteries sans jamais les recharger.

La théorie des petits pas

Je suis une adepte des la théorie des petits pas. C’est un peu la théorie des post-it qui consiste à découper un projet en plein de petites tâches facilement faisables. Sauf qu’un pas c’est une action, pas un post-it, c’est beaucoup plus puissant.

Donc je vous propose de faire votre premier pas des votre réorganisation en vous posant cette question:

« à quoi vais-je consacrer le temps que je vais me dégager en m’organisant ?»

 

*Stéphen Covey: les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent. J’ai Lu.

La richesse du process

Ou comment la créativité se trouve parfois là où on ne l’attendait pas

Le process… je n’en peux plus! 

Qui n’a pas entendu ce cri du coeur en agence, ou en studio? Je l’ai personnellement beaucoup entendu puisque pendant plusieurs années, le « process »… c’était moi, la coordinatrice de projet.

5 choses récurrentes sur le process :

  • Le process est rigide et empêche toute improvisation, toute recherche, toute créativité et aussi toute erreur.
  • Le process est au service de la rentabilité du projet et non de sa qualité.
  • Le process sert à rendre les personnes interchangeables  au sein d’un projet
  • Le process fige à l’avance les livrables du projet: il est anti-agile.
  • Le process est l’émanation d’un management issu du taylorisme qui n’a rien a voir avec le management de la création.
Alors de quoi parle-t-on vraiment?

Le mot  « process » est un anglicisme que l’on peut traduire par processus ou procédé. Le processus, est « Un ensemble d’opérations successives, organisées en vue d’un résultat déterminé » (CNRTL).

Quant au  « procédé », c’est un « Moyen utilisé en vue d’obtenir un résultat déterminé ». Je rajoute une petite nuance : le mot « procédé » peut avoir une connotation négative spécifique aux activités artistiques, et signifier alors: « l’utilisation excessive de la technique, conférant à l’œuvre un caractère stéréotypé, artificiel »…

Il est fort à parier que lorsqu’on utilise le mot « process » dans le langage courant de la gestion de projet, on pense plus à la nuance péjorative. Le process bloquerait ainsi la créativité, l’imagination, l’improvisation, le contextuel, par l’application de techniques systématiques à l’aide d’outils issus de la productivité et non de la créativité .

Mais ce que l’on crie en disant qu’on n’en peut plus du process!, c’est surtout l’intuition que le processus que l’on suit … n’est pas le bon!

DES process (..s)

Il existe de nombreux « process ».

Le process c’est le chemin.

Et il y a plusieurs chemin pour arriver du point A au point B. En voici quelques uns propres aux métiers de la création:

Prenons par exemple la création d’un concept de magasin, nous allons pouvoir trouver selon l’angle privilégié plusieurs process:

  • Le processus de création: Préparation/ Incubation/ Illumination/ Vérification
  • Le processus de l’innovation: Définition du problème/ Génération des concepts/Sélection des concepts/ mise en œuvre
  • Le processus du design-thinking: Empathie / Définition- formulation des besoins/ Idéation/ Prototype/ Test

Mais si on dé-zoome, on s’aperçoit alors que notre projet de création s’inscrit également dans le projet de l’entreprise qui nous emploie, et donc dans son « process » qui peut être quelque chose comme: prospection/ vente/ production/ facturation.

Et encore peut-être lui-même dans un projet plus large -chez notre client, par exemple- de communication, ou de construction (Esquisse/ avant projet sommaire/ Avant projet détaillé / pro/ études d’éxécution/ Direction des travaux/ Réception) 

Revenons maintenant chez notre créatif. Peut-être travaille-t-il en équipe; et voici d’autres process qui viennent se rajouter au niveau de l’organisation (brief/ brainstorming/ réunion planning etc.) … et peut-être cette personne a-t-elle ses process personnels, ses routines, et ses phases de travail spécifiques?

C’est probablement l’imbrication de tous ces process qui produit cet effet vertigineux, de « trop c’est trop » qui fait qu’à un moment donné on est perdu.

Remettre ces différents systèmes en perspectives, les identifier est important; cela permet de repérer celui où nous avons notre responsabilité (notre contrat, notre emploi, notre mission) et notre engagement.

Mais cela permet s aussi, de pouvoir, en apercevant les autres, orienter notre travail, comprendre ce dont les autres ont besoin, et ce que notre propre travail va leur permettre d’accomplir.

C’est une sorte d’empathie qui va nous permettre d’être plus créatif puisqu’elle abolit les silos entre les différentes dimensions d’un projet, mais aussi encore plus expert dans notre propre process. Nous allons alors expérimenter une nouvelle manière d’être un « profil en T » des process et des systèmes.

LA RICHESSE DU PROCESS
Le process ça donne du temps

Nous avons tous été un jour ou l’autre tentés de trouver une réponse immédiate, à un client pressant, poussés par l’ensemble des recettes qu’on nous donne pour tout et n’importe quoi. Nous avons tous été tentés de reprendre ce qui avait marché pour un autre projet pour (se) rassurer, pour aller plus vite; bref, dés la question posée, trouver la réponse comme dans un jeu télévisuel.

Alors justement, ce fameux  process, c’est lui qui nous sauve de ces dérives. En modélisant les différentes phases de notre pensée complexe, il nous protège des raccourcis dangereux. Il nous force à prendre le temps pour traiter le problème qui nous est soumis. Il est une garantie.

Le process ça donne des espaces d’exploration

Le process c’est comme un cadre; une fois qu’il est posé, c’est-à-dire que nous avons structuré les limites de notre réflexion, et de notre intervention, nous pouvons alors commencer à explorer. Sans ce cadre, l’exploration, paradoxalement, n’est pas libre. Si nous sommes toujours en train de nous demander quel est l’étape suivante, si notre client nous paye bien pour ce que nous faisons, ou si ce que nous faisons est bien utile, notre créativité sera totalement bloquée.

Le process c’est comme la boussole des explorateurs : les explorateurs  savent ce qu’ils veulent atteindre (l’océan, le nouveau continent etc.) mais ils ne connaissent pas le chemin exact pour y arriver; Les explorateurs dessinent les cartes au fur et à mesure de leur progression. Mais leur boussole leur donne toujours la direction.

Il ne faut pas confondre: suivre le process ce n’est pas suivre une carte! C’est suivre la boussole.

Le process ça donne des muscles

Le process est un chemin sur lequel nous allons passer du temps. Comme lors d’une randonnée en montagne, il y a des paysages différents, des obstacles, des côtes et des dénivelés. Si nous sommes focalisé sur la ligne d’arrivée, nous nous épuisons; si au contraire nous sommes conscients des différentes étapes, de notre propre endurance, du plaisir que nous avons à voir le paysage changer, et si nous pouvons nous réjouir du chemin parcouru, alors nous prenons du muscle.

Le process nous aide à ne pas chercher le résultat. (parce qu’alors la seule garantie que l’on ait, c’est de ne pas le trouver!); il nous permet au contraire d’être curieux, de nous ressourcer, d’être en empathie avec ce qui nous entoure, de regarder des choses de plusieurs points de vue différents.

On sait tous qu’aucun créatif ne choisit sa première solution à un problème;

le process nous permet de ne pas rester bloqué.

LA CRÉATIVITÉ DU PROCESS ? 

Est-ce que le process nous rend interchangeable? Non. Il nous permet de choisir  une destination, à chacun d’entre nous de chercher comment l’atteindre.

Chacun a sa manière de conduire, même si tout le monde emprunte le réseau routier.

Il nous offre aussi la possibilité de choisir comment on veut voyager; et  pour cela de créer nos propres outils; de concevoir notre propre feuille de route.

Il nous donne la possibilité de mieux nous connaître. C’est en suivant des process que nous créons notre style.