L’Atelier de retour d’expérience

Figure imposée des manuels de management de projet, le REX  ou AREX (atelier de retour d’expérience) est  souvent méconnu et sous-utilisé. Pourtant, c’est un outil de management réflexif très puissant, une méthode d’apprentissage, et aussi un temps de reconnaissance au sens propre. 

C’est également un outil de régulation du système (l’équipe, l’entreprise..), c’est-à-dire qui permet d’avancer de manière pragmatique, souple, et créative plutôt que  faire « toujours plus de la même chose » sans savoir quoi faire des dysfonctionnements constatés.

Le REX permet de quitter la conformité pour aller vers la cohérence.

À  quoi cela sert-il?

Il s’agit de prendre conscience et de modéliser ce qui a été efficace, mais aussi d’ imaginer la manière d’améliorer ce qui a moins bien fonctionné; et ainsi, petit à petit, apprendre et progresser, individuellement et collectivement.

Le plus souvent on l’organise à la fin d’un projet avant d’en commencer un autre,  lorsque l’on veut mettre au point certaines pratiques, ou résoudre un problème.

Un retour d’expérience se pratique sous la forme d’un atelier avec des objectifs concrets définis . Comme tout atelier, celui-ci se prépare, s’organise et doit être suivi.

Pourquoi c’est très puissant?
  • Parce que cela permet de faire remonter du terrain la réalité des choses, et que cette réalité est la matière première indispensable à toute réflexion ou toute stratégie; ça garantit en quelque sorte, de ne pas faire de contre-sens sur une pratique.
  • Parce que cela permet d’avoir un vision globale sur un projet, une situation, un processus.
  • Parce qu’un REX travaille sur les faits, les fonctionnements, les savoirs, les savoirs-faire, et les comportements, ce qui  participe à enrichir la culture de l’entreprise et affiner son identité.
  • Parce que le but n’est pas de comprendre pourquoi il y a des dysfonctionnement, mais quoi faire pour améliorer le processus.
  • Parce que cela répond à des besoins.
Comment organiser un AREX?

1ère étape : la discussion avec le commanditaire

Au démarrage du dernier AREX que j’ai animé auprès d’une équipe dans le secteur du BTP, voici les points saillants qui sont ressortis: l’équipe d’une vingtaine de personne avait travaillé sur un projet national impliquant des communication à distance entre les membres pendant un an, selon de nouvelles méthodes de management de projet, et sous la conduite d’un chef de projet dédié.

Les enjeux principaux de ce retour d’expérience étaient, à la fin de la discussion avec le commanditaire:

  • la possibilité pour les personnes de l’équipe de s’exprimer sans tabou;
  •  faire le parallèle entre l’apprentissage et la mise en pratique;
  • un plan d’action concret pour ancrer les bonnes pratiques.

2ème étape : la construction de l’atelier

Les trois thématiques retenues pour organiser les réflexions étaient:

  • Ce qui relève du travail en équipe (compétences comportementales, synergie)
  • Ce qui relève des outils (mis en place ou non)
  • Ce qui relève du rôle et de la posture du chef de projet

3ème étape: l’animation de la séance

L’atelier comporte quatre étapes:

  • la clarification des objectifs
  • le recueil des informations et de l’expression des participants
  • la formulation de propositions
  • la définition des actions à lancer
Et qu’est-ce qu’on en retient?

Le groupe s’est réuni avec deux élans : la joie collective de se retrouver ensembles au même moment (je rappelle que cette équipe est disséminée sur toute la France), et en même temps la peur individuelle d’être jugée dans ses pratique professionnelles;

Une équipe qui a besoin de parler, de « vider son sac »

C’est d’autant plus interessant que le projet sur laquelle elle a travaillé s’est bien passé et a été livré comme convenu. Les personnes se sont bien entendues et ont bien travaillé ensembles. Donc ce besoin n’est pas lié à un résultat.

Les personnes ont eu « peur de ne pas y arriver d’une part », et ont été « maltraités par les clients » d’autre part. Partager cela, leur a permis de formuler par la suite des propositions concrètes sur le soutien dont ils avaient besoin et  d’envisager un temps dans leur réunions consacré à la réassurance sur des sujets liés à la techniques, liés à la réglementation, mais aussi liés à la relation avec le client et avec la hiérarchie.

Une équipe qui partage ses tours de main

Les propositions de travail qui ont été faites à l’issu du recueil des informations sont les suivantes:

  • travailler la communication
  • bien assimiler les attentes du contrat
  • créer un outil de gestion de projet commun
  • centraliser les fichiers clients
  • rendre les conf-call plus efficaces
  • désigner des référents techniques et des référents métiers par mission

Ces propositions peuvent sembler très classiques synthétisées de la sorte; mais elles sont le fruit d’informations, de faits, de comportements ou de processus qui ont été vécus qui sont exprimés concrètement; elles projettent les personnes dans un futur souhaité pragmatique, issu de cette première l’expérience de travail en commun.

Ce qui a été partagé ici ne sont pas des grands thèmes de management, mais des questions qui ont été soulevées par l’observation des connaissances de chacun, de la manière de faire de certains, et de l’impact que tout cela avait sur les différents acteurs du projet. (vision globale du projet)

Une équipe suivie

Sur ces six propositions, 3 ont été choisies pour être approfondies et donner lieu à de véritables plans d’action.

On le sait, le risque de ces ateliers de travail réside dans le suivi qui est fait ou non des propositions émises par le groupe. Si les plans ne sont pas suivis d’action, l’atelier aura perdu toute crédibilité, et ne se réunira plus.

Or c’est dans la répétition des AREX que se trouve la capacité des personnes à se réguler en autonomie, d’exercer leur souplesse et leurs créativité pour créer une dynamique (une gymnastique!) de progression pas à pas.

Lors de cet atelier, l’équipe a souhaité que leur direction assiste aux échanges et au travail. La direction en question a travaillé avec le groupe, a découvert plusieurs aspects de la mission dont elle n’avait pas conscience, a pris des notes, et spontanément à la fin de l’atelier a proposé à son tour son plan d’action pour soutenir les plans d’action qui avaient été présentés.

L’équipe se sentait suffisamment mûre pour souhaiter cette présence, et de son coté la direction était claire sur sa volonté de participer à faire progresser son équipe.

En conclusion

Un AREX est un formidable moyen de travailler en commun sur des objectifs  précis et en même temps sortir du cadre de la production quotidienne. Cela permet de fabriquer des modèles à partir des expériences, c’est-à-dire de créer ses outils à sa main.

Il y a la-dedans quelque chose qui relève de la culture et qui construit petit à petit son identité propre et unique à une équipe, et à une entreprise.

Tragi-comédie #coaching #escroc #pervers

Il arrive parfois malheureusement que notre route croise celle d’une personne toxique et perverse. Pire, comme c’est le cas dans l’histoire que je vais vous raconter, il arrive que cette personne représente une figure d’autorité, et que vous la laissiez entrer dans votre sphère, tout simplement parce que cette personne est formatrice ou coach. 

C’est ce qui m’est arrivé, -à moi dont c’est le métier!- il y a quelques temps. En me présentant à la « formation de formateurs » d’une jeune entreprise en pleine croissance pour ensuite  enseigner  à mon tour son programme à ses clients, je suis tombée sur un « coach » pervers qui a bien failli me faire douter de moi. 

Comment dire…

J’ai longtemps hésité sur la manière de partager cette expérience et le message que je voulais faire passer avec. J’ai eu envie de dénoncer le personnage et ses pratiques et de faire du bruit! Et  au fur et à mesure que je racontais ma mésaventure à mon entourage, j’ai discerné le « tragi-comique » de la situation. Comment avais-je pu me laisser faire alors que c’était tellement gros? Moi, tellement expérimentée, tellement sûre de mes valeurs?

Alors il m’a semblé important de rappeler ici quelques messages fondamentaux

  • Lorsque cela m’est arrivé, je n’ai pas compris tout de suite; mais mon intuition m’a envoyé des signaux d’alarme.
  • Quand j’ai commencé à comprendre, j’ai  décidé de ne pas tenir compte de ces signaux, de continuer la  session  en me disant que ce qui comptait le plus  était ce que j’allais en retirer (apprentissages et opportunités de missions immédiates) , et non pas la manière dont la formation était conduite.
  • quand j’ai constaté les dégâts, il était trop tard, et j’ai mis du temps à m’en remettre (je vous explique pourquoi juste après)

Mon message est donc le suivant:

Écoutez votre intuition quand elle vous dit que quelque chose cloche! 
Sachez vous protéger, et protéger les autres. 
Ne vous laissez pas aveugler par le gain que vous pourriez obtenir: il n'y aura pas de gain car vous ne serez pas en mesure de le prendre.
Voici l’histoire en mode tragi-comique 😉

Lorsque j’ai rencontré la dirigeante d’une jeune entreprise de formation en pleine croissance, nous avons tout de suite eu envie de collaborer. J’avais envie de revenir à un format collectif et dynamique tout en poursuivant mes activités de coaching par ailleurs;  les deux pratiques s’enrichissant mutuellement.

De son côté elle cherchait à former une équipe capable d’incarner les valeurs de son entreprise et de déployer son programme de formation à plus grande échelle. J’étais donc ravie d’envisager cette collaboration.

Elle se faisait accompagner dans le développement de son entreprise par un coach, et m’a naturellement demandé de rencontrer cette personne pour entériner notre collaboration.

Épisode 1: Entretien individuel avec le coach

À peine franchi le seuil de son cabinet que le coach fringant d’une cinquantaine d’années m’interpelle:

– « Vous ,rien qu’à vous regarder je suis sûre que vous êtes du genre à n’en faire qu’à votre tête! « . Un peu interloquée je souris en me disant qu’au fond, oui, j’ai toujours fait ce que j’ai voulu, ce n’est pas faux.  Mais est-ce une sorte de compliment, un accueil qui se veut détendu ou au contraire une pique pour me mettre mal à l’aise?

Très vite, la conversation prend un tour étrange: après m’avoir dit 5 fois de suite que « ce n’est pas un entretien d’embauche » (on parle de finasserie entre salariat et sous-traitance ou bien?), il me pose des questions « réflexives » en grosse quantité : »j’aimerais savoir quelle question vous aimeriez me poser »; « et si je vous  posais la question, quelle question me poseriez-vous? »….

Je commence à ne plus rien comprendre et je me fais même rabrouer lorsque j’ose poser une question « fermée »! (histoire d’y voir un peu plus clair: « est-ce que vous avez envie qu’on travaille ensemble? – « Ah mais ça c’est une question FERMÉE à laquelle je ne peux répondre que par oui ou non.. » – « Ben justement, …)

Le point de non-retour arrive lorsque je commence à piaffer et lui dire que je ne comprends pas ce qu’il veut: « Vous savez, dans un commissariat, c’est celui qui pose les questions qui a le pouvoir, et là, le pouvoir je vous le donne, j’ai l’impression que vous n’avez pas compris! »…Je suis estomaquée. -« Mais je m’en fous moi du pouvoir! » rétorquai-je en me disant en mon for intérieur « toi, si tu veux jouer à ça, on va jouer! ».

Et le voilà qui me demande -enfin!- de parler de mon parcours professionnel Je décide de  lui raconter tous mes échecs. (ricanements). Evidemment il se gausse: « mais êtes vous consciente du NOMBRE DE FOIS où vous avez dit le mot échec? C’est incroyable!!!…Et si vous nous parliez de vos succès? » – « Mais ce sont les mêmes… vous n’avez pas compris? » (re-ricanements)

Je quitte le cabinet sans avoir compris ce qui s’est passé; je ne suis pas plus avancée sur mes perspectives de collaboration avec l’entreprise, je me suis finalement « amusée » dans une sorte de joute verbale pathétique, et …j’ai l’impression d’avoir franchement loupé un épisode.

Quelques minutes après dans la rue je reçois un SMS : « comment vous-êtes-vous sentie dans cet entretien? »….!!!

Episode 2: la journée collective

Finalement, sans aucun débriefing sur ce premier entretien, me voilà conviée à une journée de « formation » où je retrouve une dizaine de personnes qui, je le suppose, sont là comme moi pour intégrer cette équipe de formateurs.

1ere alarme: nous sommes 10 personnes en cercle, et nous ne nous présentons pas les uns aux autres. Une sorte de blind-test musical est supposé faire office de brise-glace… Je ne connais rien dans la playlist, ça commence bien.

Alors qu’une des participantes dira plus tard « ce qu’il m’a manqué c’est que l’on se présente au début » le coach lui répondra: « mais tu étais aussi jugée sur la manière dont tu allais te présenter aux autres spontanément!  »

2eme alarme: nous devons chacun créer une mini-animation/ formation en 10 minutes et la présenter aux autres, face caméra. Les participants font des feedbacks à la fin sur leur ressentis et le coach fait des commentaires sur le langage non-verbal. « Quand tu tournes tes épaule vers la droite, tu ne donnes pas le bon message! ». Ah zut. Je n’ai jamais été aussi mauvaise, et encore une fois ce sentiment très bizarre que je n’apprends rien, qu’aucune information n’arrive jusqu’à moi (je n’ai pas revu la vidéo, les commentaires n’avaient aucun sens pour moi) . Je me sens jugée -et croyez-moi pas en bien!-mais personne ne dit rien. Tout est condescendant.

Je commence à me sentir complètement nulle. Moche. Incapable…J’ai la trouille chevillée au corps (mais je ne comprends pas, d’habitude j’adore tous ces trucs là…)

3eme alarme (sirène d’alarme) : juste avant le déjeuner, nous « debriefons » en groupe, et le coach fait un lapsus : « Dans ce casting… »Stupéfaction du groupe. Ah! Nous sommes donc tous concurrents, et nous ne sommes pas tous là pour apprendre, nous sommes là pour être selectionnés?! Réponse du coach: « ben oui, on n’est pas dans le monde des bisounours! »Nous allons donc être rappelés le lendemain, un par un pour savoir si « nous continuons l’aventure »…

J’apprends au passage, que certains participants travaillent avec le coach et je ne comprends pas s’ils sont là comme observateurs ou participants…

Je ne m’étends pas sur  l’après-midi que j’ai passée dans un brouillard confus. En revanche une dernière saillie du coach m’achève: avant de partir, il nous remet la feuille habituelle d’évaluation, dont la dernière question est la suivante : « indiquez la personne que vous voyez le plus intégrer l’équipe » puis « indiquez la personne que vous voyez le moins intégrer l’équipe « …

Ce qui m’a détruite (momentanément je vous rassure)
  • ne pas avoir réagi quand j’ai compris que l’objectif de la journée n’était pas donnée en début de session, en ayant l’intuition qu’il y a avait là quelque chose de louche ;
  • ne pas avoir demandé un tour de table pour confirmer (comprendre) les rôles et intentions de chacun;
  • ne pas avoir rendue explicite l’idéologie sous-jacente de ces exercices qui était: « si on a affronté les pires conditions à l’exercice, on s’en sortira sur le terrain » (marche ou crève) et m’être interrogée sur le fait de savoir si j’étais d’accord pour ce type d’épreuve, si je me sentais suffisamment protégée et si je jugeais cela constructif et apprenant;
  • m’être laissée entrainer à faire une prestation déstructurante et dévalorisante sans aucune possibilité d’apprentissage et de transformation;
  • n’être pas partie à la mi-journée quand les règles du jeu sont enfin apparues;
  • être suffisamment abasourdie pour ne pas m’insurger publiquement contre le fait d’avoir à « dénoncer » ceux qu’on ne veut pas voir intégrer l’équipe parmi ses camarades.

Conclusion

Je ne me suis pas protégée. Je me croyais suffisamment forte pour jouer à ce jeu. Mais quand les règles ne sont pas données, on est toujours perdant à la fin.

J’ai joué contre mes valeurs pour l’appât de la récompense (de belles missions bien payées). J’ai malgré moi toléré que l’éthique de nos métiers soit jetée aux orties sans autre forme de procès. Et ça m’a amputée quelque chose de moi-même.

Je le répète enfin: rien ne mérite qu’on n’écoute pas la petite voix qui nous dit gentiment: « il y a quelque chose qui coche là-dedans ».. Soudainement, cela me rappelle mon moniteur d’auto-école il y a très longtemps qui m’avait dit: « Quand on n’est pas sûr, il vaut mieux freiner. Se faire klaxonner ne tue pas; avoir un accident, si. »

Freinons, quand nous avons un doute. Ça n'empêche pas de redémarrer si tout va bien.

la fin de l’histoire? Le lendemain j’ai reçu ce fameux coup de fil. Je continuais l’aventure… malgré le fait que je n’étais pas très « solaire ».

Je n’ai pas continué cette aventure là.

Manager une équipe créative 2/2

Les défis du manager
Réflexions issues de la lecture de l'ouvrage de Chris Bilton "Management and creativity - from creative industies to creative management"- Blackwell Publishing 2007.

Les managers ou les chefs de projet d’équipes créatives ont deux principaux défis à relever:

  • Soutenir la diversité et la flexibilité au sein de l’équipe pour contrer la tendance à la conformité et la complaisance à la routine,
  • Éviter l’expertise qui mène à la fragmentation de l’équipe, en s’assurant que les membres de l’équipe arrivent à garder l’équilibre entre leur expertise et une compréhension générale du projet. Attention! Le collaborateur ne doit pas en arriver à penser que son savoir-faire est totalement interchangeable.

Si Les équipes créatives génèrent et développent des idées en sautant d’un cadre de référence à une autre, les chefs de projets seront plus efficaces -plutôt que d’intervenir sur le process lui-même-, en intervenant sur la composition de l’équipe.

À la fois en sélectionnant les individus, mais aussi en identifiant et en modifiant les rôles au sein de l’équipe. Ainsi ils contribueront à éviter que le groupe ne fabrique ses fonctionnements et habitudes préconçues. Parvenir à cet équilibre signifie gérer les conflits internes entre les forces centrifuges et centripètes (routine et expertise)

En résumé, les managers peuvent avoir des actions qui favorisent la créativité de l’équipe à travers le recrutement et les ressources humaines, et à travers la médiation ou la négociation des relations au sein de l’équipe; mais aussi à travers la communication, la formation et l’organisation.

Challenger le consensus et encourager la diversité.

Parmi toutes les tâches que cela implique, il y aura celle de découvrir les «acteurs»  et leur impact possible sur le reste de la troupe. La question à se poser alors n’est pas « qui est  la meilleure personne pour ce job », mais « de quel type de personnage cette organisation a t’elle besoin »? «Qui vais-je aller chercher et pourquoi?

Chaque nouvelle recrue va changer l’organisation des fonctions  et proposer une occasion d’en recruter d’autres.

Jouer avec les rôles, recruter les acteurs clés, changer de rôles  peut participer à maintenir une plus grande conscience tout en offrant la possibilité de réinjecter  diversité et nouveauté dans un système répétitif.

Ici le rôle du manager de rassembler plusieurs personnes, s’apparente au processus créatif en tant que combinaison entre deux différents cadres de référence.

Ce rôle intermédiaire est souvent sous-évalué. Les contributeurs les plus visibles sont souvent ceux qui génèrent les meilleures idées plutôt que ceux qui font les premières connections qui mèneront aux nouvelles idées.

Ceci a parfois eu pour conséquence de supprimer ce management intermédiaire, ces personnes qui ne semblaient appartenir ni au management ni à la production.

Les équipes créatives demandent un engagement important  en terme de management, non pas directement en contrôlant et en conduisant un processus de projet, mais plus indirectement en accompagnant et en modifiant les relations qui sous-tendent ce processus.

Cette fonction de « médiateur » va au-delà de la phase initiale d’assembler l’équipe ou le groupe, elle prend tout sa valeur dans le suivi et des ajustements visant à remettre de la diversité et des tensions créatives dans le groupe.

 Etablir des connections en dé-zoomant

En intervenant dans la composition de l’équipe, en favorisant des relations créatives, un manager peut contrer les tendances au conformisme et à la routine. Pour autant, il devra faire attention à ce que l’équipe n’explose pas, car alors les membres se mettraient à camper sur leurs lignes et ne verraient plus ce que les autres font autour d‘eux .

Les technologies aggravent cette tendance en demandant de plus en plus d’expertises, et par conséquent en risquant d’éloigner les individus des contextes qui leur donnent pourtant leur valeur et leur raison d’être.

Alors, l’une des premières tâches des managers est d’établir les connections entre les réalisations individuelles et collectives. (laisser le concepteur de la poignée de porte, voir l’ensemble du bâtiment!)

La vue d’ensemble du projet procure une justification pour les personnes qui travaillent sur les différentes parties du projet, mais elle peut également fournir une contexte critique; Une fois que les personnes ont compris le contexte dans lequel leur travail sera utilisé, ils sont bien plus capables de s’adapter et de cadrer leur propre contribution .

Si l’on regarde ce qui se passe dans l’industrie du film, on comprend qu’elle devient de plus en plus dépendante de l’image de synthèse, et il est facile pour la technologie de devenir une fin en soi.

Pourtant l’un des studios d’animation les plus célèbres, Pixar n’a pas suivit cette voie et a placé la technologie et l’expertise au service du film, du scénario, du projet, de l’intention.

Cela n’a été possible que parce que les designers et animateurs stars de l’entreprise ont été capables de sortir de leur propre expertise et de reconnaître le plus grand scénario au service duquel leur travail allait être utilisé.

Cela demande un certain degré de modestie et de conscience de soi.

La première priorité du manager est de développer une forte culture interne et construire des connections et de la communication entre les membres.

Les cultures internes sont souvent modelées autour d’esthétiques ou de valeurs sociales, ou autour d’un enthousiasme partagé pour les produits de l’entreprise.

Cela peut se passer dans un style fluide et informel de communication qui passe au travers de la hiérarchie, mais peut  aussi finir en sous-cultures autour dans des poches d’expertises perpétuées par le type de tendances internes que l’on a pu noter auparavant.

Les managers pourront alors favoriser un sens d’appartenance collective plus puissant d’engagement dans la raison-d’être , et en remplaçant la communication hiérarchique par une conversation ouverte a propos des priorités et des valeurs de l’entreprise.

La seconde sphère dans laquelle le manager peut agir  est la formation et le recrutement.

Les nouveaux membres n’ont pas seulement à coller avec les caractéristiques spécifiées dans la description du job, mais aussi avec les compétences et caractéristiques des autres membres de l’équipe.

Il ne s’agit pas de demander aux nouveaux d’être « un des nôtres », mais au contraire de galvaniser les autres par leurs compétences ou leur vision différente.

Cela signifie que l’excellence individuelle ne remplie que la moitié des conditions ! Et les créatifs doivent se demander en quoi leur rôle s’accorde aux autres.

Le même argument vaut pour la formation. Au fur et à mesure que les compétences deviennent plus techniques et plus pointues, les managers doivent former les personnes à utiliser ces compétences dans un contexte non spécialisé: un programmateur brillant qui ne comprend pas comment ses programmes seront appliqués et utilisés par d’autres est beaucoup moins efficace.

Au cours de la formation initiale, la spécialisation a probablement été privilégiée et la créativité développée majoritairement comme une compétence individuelle et spécialisée plutôt que comme un processus collectif.

Les managers ne pourront bien-sûr pas modifier cela, mais ils peuvent soutenir le partage de connaissances tacites au sein d’une organisation qui encourage les échanges d’idées et d’informations dans un langage compris de tous.

La tension creative et le besoin de confiance

La créativité se comprend mieux comme un processus, un cheminement que par un trait individuel. Quelque chose que l’on fait plutôt que quelque chose que l’on a.

L’innovation fondée sur l’équipe est une tentative pour construire un modèle collectif de la créativité et demeure la clé de l’activité des industries créatives.

Néanmoins la théorie de la créativité centrée sur la personne reste prédominante pour les entreprises. L’une des raisons pour l’attachement à la réussite  individuelle est l’intérêt personnel professionnel.

La division du travail en plusieurs spécialités  soutient la prédominance de l’individualisme, et permet aux personnes de se positionner dans le système hiérarchique de prestige ou de séniorité.

Pour parvenir à maintenir cette saine friction créative entre les différents individus et les différents cadres de référence, l’ingrédient manquant est peut-être la confiance réciproque et la considération.

L’innovation n’est pas un projet confortable.

Les personnes impliquées dans un tel processus seront passionnés, polémiques, provocatrices. Elles vont remettre en question plutôt que chercher le consensus. Il est évident que ces tendances à perturber le système doivent être « managées », c’est-à-dire apaisées par des actions de socialisation de l’équipe, d’établissement d’un langage partagé de compréhensions communes.

Les débats sont passionnés, et les affrontements sont inévitables à un certain niveau de stress émotionnel. Le contenu du travail créatif, basé sur les idées et les émotions, le contexte et son intensité, les projets à court terme, l’urgence provoquent ces hauts niveaux d’engagement intellectuel et émotionnel.

Mais sous ces disputes il y a une intimité et une confiance qui permettent à chacun de risquer la confrontation à l’autre.

Ceci peut expliquer pourquoi les réseaux sociaux, les amitiés et les liens émotionnels sont le socle du travail créatif.

La divergence est contrebalancée par la convergence; les frictions et conflits sont tempérés par une confiance et une considération mutuelles entre les personnes… le processus créatif semble donc requérir une grande tolérance à la contradiction.

Dans les équipes créatives, on doit être d’accord pour ne pas être d’accord.

Comment ces tendances contradictoires peuvent-elles être nourries au sein des équipes? Les managers doivent réussir à développer des connections sans chercher le consensus.

l’équipe creative est un pont entre l’inventivité individuelle et la créativité collective.

Dans cette équipe, les idées ne sont pas seulement générées, mais aussi testées, développées et appliquées. La spontanéité, le processus intuitif se confrontent à la rigueur et à la rationalité.

Les équipes connectent de nouvelles idées avec leur héritage des projets et experiences passés, et avancent en brisant les règles qu’elles ont précédemment conçues.

Elles seront plus efficaces si elles gardent une mémoire organisationnelle des projets. Sans la connaissances des règles et des précédents il est impossible de les contourner.

Peut-être alors que l’événement créatif le plus important dans l’équipe n’est pas la spectaculaire illumination (qui peut être également une expérience individuelle) mais la conscience et le développement des idées « in progress ».

Les équipes ont besoin « d’écouteurs », d’adaptateurs, autant de que générateurs d’idées, ils ont besoin de penseurs convergents autant que de divergents, elles ont besoin de  penseurs de type « résolution de problème » autant que de penseurs de type « découvreurs de problème ».

Les plus importantes fonctions et les personnes les plus importantes d’une équipe créative n’apparaissent pas forcément créatives elles-mêmes. Et pourtant c’est la combinaison des ces différents éléments qui va permettre au processus de se produire.

C’est là toute la mission créative des chefs de projets, des managers.

 

Manager une équipe créative 1/2

L’organisation est un processus créatif,  La créativité est un processus organisé.
Réflexions issues de la lecture de l'ouvrage de Chris Bilton "Management and creativity - from creative industies to creative management"- Blackwell Publishing 2007.

La créativité,  une combinaison inattendue d’éléments qui produisent une solution surprenante à un problème.

En agence, en studio de création, en atelier, et dans toutes les industries créatives, la distinction rigide entre les créatifs d’un côté et les chefs-de-projets de l’autre est une illusion.

Cette illusion provient en majeure partie d’une méconnaissance du processus de créativité ainsi que d’une vision du management comme d’une machine bureaucratique.

Le processus créatif : « at the edge of the box »

Il est important de déconstruire cette illusion pour comprendre que le processus créatif ne se situe pas dans une zone de liberté absolue où tout serait irrationnel et où l’innovation serait uniquement due au hasard ou au génie individuel.

Pour autant on ne peut non plus le placer au sein d’un modèle systématique composé de personnes et d’étapes rigoureusement assemblées et gérées, où tout n’est qu’ordre, logique et  progression régulière.

La zone du processus créatif se trouve exactement entre les deux : au bord du chaos et sur le fil de la logique.

C’est cette frontière que les équipes créatives franchissent allègrement dans les deux sens, passant de la confiance à l’incertitude, du rationnel à l’irrationnel, car elles vivent avec ces deux polarités. Elle n’est ni «outside the box », ni « inside the box », mais « at the edge of the box ».

Comment peut-on manager ou gérer ce va-et-vient? Est-ce d’ailleurs nécessaire? Les tentatives de management ne seraient-elles pas vouées à étouffer toute créativité?

Ma conviction est que -contrairement à l’idée à la mode selon laquelle le management intermédiaire étouffe toute innovation- les industries créatives permettent de toucher du doigt la mission indispensable et hautement créative qui consiste à mettre en place les conditions pour favoriser la créativité, l’efficacité et le renouvellement permanent du collectif créatif. Et bien-sûr, il ne s’agit pas de recette toute faite ou d’une nouvelle méthode de team-building.

Alors de quoi parle-t-on? Une équipe créative ça marche comment?

Les personnes, les responsabilités, et les rôles.

La pensée créative est moins  le résultat  d’un « geste créatif » individuel que la combinaison de différents types de pensée. Ainsi on trouve dans les agences un modèle de créativité collectif, dans lequel les individus se combinent en équipes multi-talents.

Les approches de management basées sur le concept d’équipe prônent le fait  que les équipes sont flexibles, adaptables selon les projets, agiles et réactives, tout en représentant une « force de frappe »  très qualifiée.

Pour aller plus loin, la théorie des « opposés complémentaires » de Kirton introduit l’idée que, dans la mesure où la créativité consiste à connecter différents  styles de pensées (et parfois même des types de pensée franchement opposées), le mélange  entre « innovateurs », « adaptateurs » et « coordinateurs » produit les équipes les plus fructueuses. 

C’est ainsi que les équipes sont formées, quand les planning le permettent, et selon la taille du projet, avec des personnes dont la fonction répondra aux besoin du projet, la plupart du temps par métier (un graphiste, un désigner, un rédacteur, un coordinateur)…

La littérature de l’innovation est dominée par les discussions sur les compositions d’équipe…il y pléthore de modèles « complémentaires mais différents » d’individus travaillant ensembles en équipe.

Mais une fois que les rôles sont distribués, il devient très difficile d’en sortir. Et, ironiquement, se retrouver coincé dans un rôle de «coordinateur » ou de « générateur d’idées » peut-être vu comme une organisation aussi archaïque  que le vieux système hiérarchique fondé sur la division du travail et la spécialisation.

Pire, elle laisse les membres de l’équipe dans des stéréotypes de rôle et permet d’éviter la responsabilité collective. Le focus sur les rôles et les fonctions empêche de se concentrer sur la perspective générale du projet et peut provoquer un désengagement du processus collectif;

Alors qu’est-ce qui fait que parfois, « ça marche »? La créativité est un acte solitaire tout autant qu’une expérience sociale qui dépend de la complicité qu’ont les individus entre eux.

Et si  le succès venait d’une approche basée sur un management des relations entre les personnes, et non sur les compétences ou les rôles assignés?

Chris Bilton (Centre for Cultural and Media Policy Studies, University of Warwick) propose une version du fonctionnement par rôle d ‘une équipe créative un peu différente, en faisant une analogie avec le théâtre:

L’attribution des rôles en mode managérial se fait sur l’idée de «casting»: trouver la bonne personne pour la bonne fonction.

Or  L’approche théâtrale est fondée sur le jeu. Les acteurs interprètent  le rôle. Ainsi ce n’est pas pour le rôle qu’ils ont joué qu’ils seront demandés une autre fois, mais bien pour leur interprétation de ce rôle.

Imaginer monter une pièce de théâtre alors que l’on monte une équipe créative, permet de voir le scénario tout entier, et imaginer les différents acteurs auxquels on pense dans plusieurs rôles, en se concentrant sur le type d’interprétation qu’ils pourraient faire.

Et c’est précisément là que se situe l’originalité de la thèse : pour qu’une équipe puisse être réellement créative (ou encore plus créative) il faut que ses membres changent de rôle régulièrement !

Par ce type de performance, ils acquièrent  aussi une vision plus large du projet et ont une meilleure compréhension des besoins collectifs au-delà même de leur propre performance. Cela pose tout de suite la question des compétences ou capacités : Savoir dessiner un plan ou gérer un budget de s’invente pas. Mais les rôles en question ne sont pas des rôles techniques, mais bien des rôles de management de projet : le chef de projet peut avoir en plus certaines compétences techniques diverses. Qui coordonne en interne ? Qui échange avec le client ? Qui va voir les fournisseurs ? Qui présente le projet au client?

Lorsque l’équipe grandit, la fluidité entre les rôles et les changements de perspective deviennent plus difficiles.

Les deux problème auxquels elles doivent faire face sont:

  1. la routine crée par l’intimité
  2. le soucis d’efficacité par la spécialisation.

Une équipe prendra du temps pour se connaître et bien travailler ensemble. Les équipes ont besoin de construire leurs mesures, leurs repères de consensus et de connections pour rebondir sur les idées de chacun. Cela prend du temps, et c’est un merveilleux moment de découverte des uns et des autres.

Cette confiance qui se construit là facilite le fait de pouvoir questionner ou être en désaccord sans que le projet ou les personnes se sentent en danger. Et c’est là pour moi un des facteurs clé du succès d’une équipe créative, elle sait travailler ensemble !

Mais lorsque les équipes deviennent trop intimes , elles tombent dans des habitudes routinières de pensées et de conceptions qui sont rarement remises en cause.

Le second problème auquel elle aura à faire face survient  lorsque leur productivité augmente; elle subissent alors la pression de la spécialisation pour reprendre les rôles et les responsabilités avec lesquelles elles ont été efficaces par le passé.

En cas de stress, et d’urgence, et de marché pressant, cette spécialisation devient le reflet d’un repli sur soi-même  et sur ses compétences centrales.

Les membres de l’équipe se retrouvent alors à nouveau enfermés dans des routines, répétitives, défensives et finalement destructives. Les rôles familiers procurent une zone de confort ou l’on peut affirmer sa propre excellence tout en évitant de se confronter aux problème plus larges qui nous entourent.

La routine bloque l’accès à l’innovation. La spécialisation bloque la capacité absorber l’information provenant de l’extérieur.

La richesse du process

Ou comment la créativité se trouve parfois là où on ne l’attendait pas

Le process… je n’en peux plus! 

Qui n’a pas entendu ce cri du coeur en agence, ou en studio? Je l’ai personnellement beaucoup entendu puisque pendant plusieurs années, le « process »… c’était moi, la coordinatrice de projet.

5 choses récurrentes sur le process :

  • Le process est rigide et empêche toute improvisation, toute recherche, toute créativité et aussi toute erreur.
  • Le process est au service de la rentabilité du projet et non de sa qualité.
  • Le process sert à rendre les personnes interchangeables  au sein d’un projet
  • Le process fige à l’avance les livrables du projet: il est anti-agile.
  • Le process est l’émanation d’un management issu du taylorisme qui n’a rien a voir avec le management de la création.
Alors de quoi parle-t-on vraiment?

Le mot  « process » est un anglicisme que l’on peut traduire par processus ou procédé. Le processus, est « Un ensemble d’opérations successives, organisées en vue d’un résultat déterminé » (CNRTL).

Quant au  « procédé », c’est un « Moyen utilisé en vue d’obtenir un résultat déterminé ». Je rajoute une petite nuance : le mot « procédé » peut avoir une connotation négative spécifique aux activités artistiques, et signifier alors: « l’utilisation excessive de la technique, conférant à l’œuvre un caractère stéréotypé, artificiel »…

Il est fort à parier que lorsqu’on utilise le mot « process » dans le langage courant de la gestion de projet, on pense plus à la nuance péjorative. Le process bloquerait ainsi la créativité, l’imagination, l’improvisation, le contextuel, par l’application de techniques systématiques à l’aide d’outils issus de la productivité et non de la créativité .

Mais ce que l’on crie en disant qu’on n’en peut plus du process!, c’est surtout l’intuition que le processus que l’on suit … n’est pas le bon!

DES process (..s)

Il existe de nombreux « process ».

Le process c’est le chemin.

Et il y a plusieurs chemin pour arriver du point A au point B. En voici quelques uns propres aux métiers de la création:

Prenons par exemple la création d’un concept de magasin, nous allons pouvoir trouver selon l’angle privilégié plusieurs process:

  • Le processus de création: Préparation/ Incubation/ Illumination/ Vérification
  • Le processus de l’innovation: Définition du problème/ Génération des concepts/Sélection des concepts/ mise en œuvre
  • Le processus du design-thinking: Empathie / Définition- formulation des besoins/ Idéation/ Prototype/ Test

Mais si on dé-zoome, on s’aperçoit alors que notre projet de création s’inscrit également dans le projet de l’entreprise qui nous emploie, et donc dans son « process » qui peut être quelque chose comme: prospection/ vente/ production/ facturation.

Et encore peut-être lui-même dans un projet plus large -chez notre client, par exemple- de communication, ou de construction (Esquisse/ avant projet sommaire/ Avant projet détaillé / pro/ études d’éxécution/ Direction des travaux/ Réception) 

Revenons maintenant chez notre créatif. Peut-être travaille-t-il en équipe; et voici d’autres process qui viennent se rajouter au niveau de l’organisation (brief/ brainstorming/ réunion planning etc.) … et peut-être cette personne a-t-elle ses process personnels, ses routines, et ses phases de travail spécifiques?

C’est probablement l’imbrication de tous ces process qui produit cet effet vertigineux, de « trop c’est trop » qui fait qu’à un moment donné on est perdu.

Remettre ces différents systèmes en perspectives, les identifier est important; cela permet de repérer celui où nous avons notre responsabilité (notre contrat, notre emploi, notre mission) et notre engagement.

Mais cela permet s aussi, de pouvoir, en apercevant les autres, orienter notre travail, comprendre ce dont les autres ont besoin, et ce que notre propre travail va leur permettre d’accomplir.

C’est une sorte d’empathie qui va nous permettre d’être plus créatif puisqu’elle abolit les silos entre les différentes dimensions d’un projet, mais aussi encore plus expert dans notre propre process. Nous allons alors expérimenter une nouvelle manière d’être un « profil en T » des process et des systèmes.

LA RICHESSE DU PROCESS
Le process ça donne du temps

Nous avons tous été un jour ou l’autre tentés de trouver une réponse immédiate, à un client pressant, poussés par l’ensemble des recettes qu’on nous donne pour tout et n’importe quoi. Nous avons tous été tentés de reprendre ce qui avait marché pour un autre projet pour (se) rassurer, pour aller plus vite; bref, dés la question posée, trouver la réponse comme dans un jeu télévisuel.

Alors justement, ce fameux  process, c’est lui qui nous sauve de ces dérives. En modélisant les différentes phases de notre pensée complexe, il nous protège des raccourcis dangereux. Il nous force à prendre le temps pour traiter le problème qui nous est soumis. Il est une garantie.

Le process ça donne des espaces d’exploration

Le process c’est comme un cadre; une fois qu’il est posé, c’est-à-dire que nous avons structuré les limites de notre réflexion, et de notre intervention, nous pouvons alors commencer à explorer. Sans ce cadre, l’exploration, paradoxalement, n’est pas libre. Si nous sommes toujours en train de nous demander quel est l’étape suivante, si notre client nous paye bien pour ce que nous faisons, ou si ce que nous faisons est bien utile, notre créativité sera totalement bloquée.

Le process c’est comme la boussole des explorateurs : les explorateurs  savent ce qu’ils veulent atteindre (l’océan, le nouveau continent etc.) mais ils ne connaissent pas le chemin exact pour y arriver; Les explorateurs dessinent les cartes au fur et à mesure de leur progression. Mais leur boussole leur donne toujours la direction.

Il ne faut pas confondre: suivre le process ce n’est pas suivre une carte! C’est suivre la boussole.

Le process ça donne des muscles

Le process est un chemin sur lequel nous allons passer du temps. Comme lors d’une randonnée en montagne, il y a des paysages différents, des obstacles, des côtes et des dénivelés. Si nous sommes focalisé sur la ligne d’arrivée, nous nous épuisons; si au contraire nous sommes conscients des différentes étapes, de notre propre endurance, du plaisir que nous avons à voir le paysage changer, et si nous pouvons nous réjouir du chemin parcouru, alors nous prenons du muscle.

Le process nous aide à ne pas chercher le résultat. (parce qu’alors la seule garantie que l’on ait, c’est de ne pas le trouver!); il nous permet au contraire d’être curieux, de nous ressourcer, d’être en empathie avec ce qui nous entoure, de regarder des choses de plusieurs points de vue différents.

On sait tous qu’aucun créatif ne choisit sa première solution à un problème;

le process nous permet de ne pas rester bloqué.

LA CRÉATIVITÉ DU PROCESS ? 

Est-ce que le process nous rend interchangeable? Non. Il nous permet de choisir  une destination, à chacun d’entre nous de chercher comment l’atteindre.

Chacun a sa manière de conduire, même si tout le monde emprunte le réseau routier.

Il nous offre aussi la possibilité de choisir comment on veut voyager; et  pour cela de créer nos propres outils; de concevoir notre propre feuille de route.

Il nous donne la possibilité de mieux nous connaître. C’est en suivant des process que nous créons notre style.