L’Atelier de retour d’expérience

Figure imposée des manuels de management de projet, le REX  ou AREX (atelier de retour d’expérience) est  souvent méconnu et sous-utilisé. Pourtant, c’est un outil de management réflexif très puissant, une méthode d’apprentissage, et aussi un temps de reconnaissance au sens propre. 

C’est également un outil de régulation du système (l’équipe, l’entreprise..), c’est-à-dire qui permet d’avancer de manière pragmatique, souple, et créative plutôt que  faire « toujours plus de la même chose » sans savoir quoi faire des dysfonctionnements constatés.

Le REX permet de quitter la conformité pour aller vers la cohérence.

À  quoi cela sert-il?

Il s’agit de prendre conscience et de modéliser ce qui a été efficace, mais aussi d’ imaginer la manière d’améliorer ce qui a moins bien fonctionné; et ainsi, petit à petit, apprendre et progresser, individuellement et collectivement.

Le plus souvent on l’organise à la fin d’un projet avant d’en commencer un autre,  lorsque l’on veut mettre au point certaines pratiques, ou résoudre un problème.

Un retour d’expérience se pratique sous la forme d’un atelier avec des objectifs concrets définis . Comme tout atelier, celui-ci se prépare, s’organise et doit être suivi.

Pourquoi c’est très puissant?
  • Parce que cela permet de faire remonter du terrain la réalité des choses, et que cette réalité est la matière première indispensable à toute réflexion ou toute stratégie; ça garantit en quelque sorte, de ne pas faire de contre-sens sur une pratique.
  • Parce que cela permet d’avoir un vision globale sur un projet, une situation, un processus.
  • Parce qu’un REX travaille sur les faits, les fonctionnements, les savoirs, les savoirs-faire, et les comportements, ce qui  participe à enrichir la culture de l’entreprise et affiner son identité.
  • Parce que le but n’est pas de comprendre pourquoi il y a des dysfonctionnement, mais quoi faire pour améliorer le processus.
  • Parce que cela répond à des besoins.
Comment organiser un AREX?

1ère étape : la discussion avec le commanditaire

Au démarrage du dernier AREX que j’ai animé auprès d’une équipe dans le secteur du BTP, voici les points saillants qui sont ressortis: l’équipe d’une vingtaine de personne avait travaillé sur un projet national impliquant des communication à distance entre les membres pendant un an, selon de nouvelles méthodes de management de projet, et sous la conduite d’un chef de projet dédié.

Les enjeux principaux de ce retour d’expérience étaient, à la fin de la discussion avec le commanditaire:

  • la possibilité pour les personnes de l’équipe de s’exprimer sans tabou;
  •  faire le parallèle entre l’apprentissage et la mise en pratique;
  • un plan d’action concret pour ancrer les bonnes pratiques.

2ème étape : la construction de l’atelier

Les trois thématiques retenues pour organiser les réflexions étaient:

  • Ce qui relève du travail en équipe (compétences comportementales, synergie)
  • Ce qui relève des outils (mis en place ou non)
  • Ce qui relève du rôle et de la posture du chef de projet

3ème étape: l’animation de la séance

L’atelier comporte quatre étapes:

  • la clarification des objectifs
  • le recueil des informations et de l’expression des participants
  • la formulation de propositions
  • la définition des actions à lancer
Et qu’est-ce qu’on en retient?

Le groupe s’est réuni avec deux élans : la joie collective de se retrouver ensembles au même moment (je rappelle que cette équipe est disséminée sur toute la France), et en même temps la peur individuelle d’être jugée dans ses pratique professionnelles;

Une équipe qui a besoin de parler, de « vider son sac »

C’est d’autant plus interessant que le projet sur laquelle elle a travaillé s’est bien passé et a été livré comme convenu. Les personnes se sont bien entendues et ont bien travaillé ensembles. Donc ce besoin n’est pas lié à un résultat.

Les personnes ont eu « peur de ne pas y arriver d’une part », et ont été « maltraités par les clients » d’autre part. Partager cela, leur a permis de formuler par la suite des propositions concrètes sur le soutien dont ils avaient besoin et  d’envisager un temps dans leur réunions consacré à la réassurance sur des sujets liés à la techniques, liés à la réglementation, mais aussi liés à la relation avec le client et avec la hiérarchie.

Une équipe qui partage ses tours de main

Les propositions de travail qui ont été faites à l’issu du recueil des informations sont les suivantes:

  • travailler la communication
  • bien assimiler les attentes du contrat
  • créer un outil de gestion de projet commun
  • centraliser les fichiers clients
  • rendre les conf-call plus efficaces
  • désigner des référents techniques et des référents métiers par mission

Ces propositions peuvent sembler très classiques synthétisées de la sorte; mais elles sont le fruit d’informations, de faits, de comportements ou de processus qui ont été vécus qui sont exprimés concrètement; elles projettent les personnes dans un futur souhaité pragmatique, issu de cette première l’expérience de travail en commun.

Ce qui a été partagé ici ne sont pas des grands thèmes de management, mais des questions qui ont été soulevées par l’observation des connaissances de chacun, de la manière de faire de certains, et de l’impact que tout cela avait sur les différents acteurs du projet. (vision globale du projet)

Une équipe suivie

Sur ces six propositions, 3 ont été choisies pour être approfondies et donner lieu à de véritables plans d’action.

On le sait, le risque de ces ateliers de travail réside dans le suivi qui est fait ou non des propositions émises par le groupe. Si les plans ne sont pas suivis d’action, l’atelier aura perdu toute crédibilité, et ne se réunira plus.

Or c’est dans la répétition des AREX que se trouve la capacité des personnes à se réguler en autonomie, d’exercer leur souplesse et leurs créativité pour créer une dynamique (une gymnastique!) de progression pas à pas.

Lors de cet atelier, l’équipe a souhaité que leur direction assiste aux échanges et au travail. La direction en question a travaillé avec le groupe, a découvert plusieurs aspects de la mission dont elle n’avait pas conscience, a pris des notes, et spontanément à la fin de l’atelier a proposé à son tour son plan d’action pour soutenir les plans d’action qui avaient été présentés.

L’équipe se sentait suffisamment mûre pour souhaiter cette présence, et de son coté la direction était claire sur sa volonté de participer à faire progresser son équipe.

En conclusion

Un AREX est un formidable moyen de travailler en commun sur des objectifs  précis et en même temps sortir du cadre de la production quotidienne. Cela permet de fabriquer des modèles à partir des expériences, c’est-à-dire de créer ses outils à sa main.

Il y a la-dedans quelque chose qui relève de la culture et qui construit petit à petit son identité propre et unique à une équipe, et à une entreprise.

La Rencontre

« Et puis, il y a ceux que l’on croise, que l’on connait à peine, qui vous disent un mot, une phrase, vous accordent une minute, une demi-heure et changent le cours de votre vie. »Victor Hugo

Il y a des rencontres qui changent notre vie. La plupart du temps, et à moins d’événements extérieurs frappants, tous les grands changements de notre existence ont été initiés  par une rencontre.

Albert Camus, dans Le premier homme, raconte son enfance et la rencontre décisive avec son instituteur qui a cru en lui permit d’entrer au lycée. Pour quel destin!

Nos vies, leurs virages, leurs accélérations, leurs pauses, peuvent être relatés par les rencontres qui les ont ponctués. Amours, grandes amitiés, mentors, professeurs, partenaires, enfants…. mais aussi personne oubliée dont il nous reste la phrase, le regard ou la présence qui a changé notre trajectoire.

Les rencontres ont ce pouvoir: influer les trajectoires. Elles peuvent contrarier les projets les plus sûrs, ou au contraire accélérer le temps. Elles peuvent détruire ou démultiplier. Elles nous demandent de nous positionner, de nous engager, par leur pouvoir d’attraction.

Une rencontre est une promesse de futur différent. Une promesse de changement. Cette expérience n’a rien à voir avec le fait d’être timide ou pas, extraverti ou introverti. Elle est parfois fortuite, parfois provoquée,  instantanée ou sur la durée, mais aura cette influence sur nous qui nous fera la décrire ensuite comme le point de départ, l’origine.

Partant de cette expérience concrète si souvent relatée, qu’une rencontre est à l’origine d’une nouvelle idée, d’une nouvelle façon de voir, d’une solution, d’une énergie ou d’une certitude, il est intéressant de se demander comment elle advient dans la vie professionnelle et dans l’entreprise.

Et si, … au-delà des process, des organisations, des événements de l’entreprise, on pouvait favoriser les rencontres au-delà des rendez-vous connus, au-delà des hiérarchies et des habitudes?

Le networking? Pour échapper au monde des sites de rencontres amoureuses, le « networking » a insisté sur le but de faire des rencontres pour construire un réseau professionnel et trouver à terme le travail souhaité. Les personnes rencontrées ne sont pas le fruit du hasard, mais ont des positions, des compétences ou des relations que nous imaginons pouvoir servir nos propres projets. Dans le networking, rencontrer les autres est l’action à faire. Dans la rencontre, l’action nait de cette rencontre.

La « rencontre » a un caractère hasardeux, relève de la « sérendipité » (c’est-à-dire du don de faire des trouvailles par hasard), mais surtout, surtout, son résultat, ou ce qu’elle produit est totalement imprévisible. Elle a un caractère émotionnel, cognitif, et physique en même temps.

Il est difficile de faire le projet de favoriser quelque chose de si imprévisible dans un monde concentré sur la maîtrise du risque, et où succès et performance ont une place si prépondérante.

Il est difficile de vouloir favoriser quelque chose qui a plus de rapport avec la « rencontre amoureuse » par son caractère intuitif, qu’avec un « entretien d’évaluation » professionnel bien cadré dans le milieu professionnel.

Et pourtant, lorsqu’elle se produit, son effet est si puissant, sa capacité à transformer est telle, personnellement et professionnellement, qu’il semble indispensable de lui créer des espaces propices, et notamment dans le monde du travail en pleine mutation.  Rencontrer, avoir accès, découvrir, être surpris, écouter, s’imprégner, imaginer, … comment donner ces occasions à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation?

La rencontre est une liberté, un traie de génie humain. 

Et vous, quelles ont été les rencontres marquantes de votre vie? 

Vous trouverez bientôt sur le blog une page dédiée à la recherche de tous les facteurs, techniques, événements, idées et expérimentations qui peuvent favoriser les Rencontres en ceci qu’elles font partie des plus grandes  forces de changement et de transformation de l’être humain.

 

Les émotions, ces inconnues

Les émotions sont un langage parallèle. Lorsqu’elles surviennent, elles nous envoient des communications, des messages qui nous font réagir, mais que nous ne savons plus décoder.

Le langage émotionnel est très ancien.

Archaïque. Il provient du cerveau dit « reptilien »qui gère la satisfaction de nos besoins essentiels: dormir,  manger, boire, se reproduire.. Il assure aussi le besoin d’intégritéqui se manifeste de trois manières:

  • Besoin de sécurité
  • Besoin de d’identité
  • Besoin de réalité d’être*, de tangibilité.

Pour répondre à ces trois besoins, le cerveau reptilien a mis au point 3 stratégies de défense qui sont:

  • La fuite
  • La lutte
  • Le repli sur soi

Ces trois besoins et ces trois stratégies de défense sont si ancrés dans notre cerveau qu’ils sont automatiques. Mais si l’un de ces trois besoins n’est pas satisfait alors notre vieux cerveau nous envoie des messages sous forme d’émotions pour nous motiver à satisfaire ces besoins au plus vite! 

  • La peur nous indique que notre besoin de sécurité n’est pas satisfait,
  • La colère nous indique un besoin d’identité à combler,
  • La tristesse ou la fatigue, qui nous fait pleurer, pointe que nous avons besoin de restaurer le sentiment de tangibilité.

Quand nous parvenons à satisfaire ces besoins, tout va bien. Quand malgré nos efforts, nous n’y parvenons pas, nous nous sentons perdus, stressés, angoissés, en souffrance.

Les émotions sont essentielles à la vie.

Comme nous l’avons dit, les émotions sont un langage parallèle, très ancien et totalement automatique, en quelque sorte nous avons perdu le code, et pour cette raisons nous n’avons aucun moyen de supprimer ou de contrôler nos émotions!

En revanche, nous pouvons mettre à profit les messages qu’elles nous envoient et tenter de comprendre ce qu’elles disent de nous. En faisant cela nous pouvons apprendre un peu plus sur nous mêmes, sur nos besoins et sur nos manques … sans faire de contre-sens!

L’émotion est un cri d’alarme pour soi!*

Si mon client est très sévère sur les dead-line, la peur que cela provoque chez moi m’appartient. À moi de m’en libérer, non pas en essayent de la nier ou de la contrôler mais en trouvant une solution avec cette peur qui m’ appartient. 

Nous pouvons alors commencer à satisfaire nos besoins pour nous sentir mieux.

*Catherine Aimelet-Perissol in « Comment apprivoiser son crocodile ». ed. Pocket.

Qu’est-ce que tu fais dans la vie? Je cherche les problèmes…

J’ai entendu beaucoup de manières de définir le coaching, de montrer à quel point la pratique pouvait être extraordinaire ou au contraire aux confins du charlatanisme, j’ai lu des dizaines de définitions de ce qu’est ou ce que n’est pas le coaching. 

Je n’y accordais finalement que peu d’importance, pensant qu’il s’agissait là de querelles de chapelles, ou de courants académiques, jusqu’à ce que je me rende compte au cours du traditionnel premier entretien avec mes clients à quel point il est important de savoir parler de ce que l’on fait, et de comment on le fait, car la manière de parler de sa pratique lance déjà la réflexion chez le client, lui permet déjà de se positionner, de se projeter et de … travailler.

Il me semble donc important de faire une mise au point sur ce que je crois du coaching et sa pratique; je la partage avec vous, mais  bien sûr, cela n’engage que moi, après quelques années de pratique, de réflexion et d’expérience.

Le mot est archi-galvaudé, nous le savons, mais malgré tous les conseils des webmarketeurs qui m’entourent, je n’en ai pas trouvé de meilleur.

Le coaching à quoi ça sert?

Si j’essaye de faire le vide de tous les livres que j’ai lus, de toutes les  définitions de toutes les offres de service sur la toile,  pour me concentrer sur ce que je fais vraiment avec mes clients, j’en arrive à quelque chose de très très simple. J’ai presque honte:

Ça sert à résoudre des problèmes. 

c’est tout?
Oui, et c’est énorme.

Forcément ça brille moins que « je révèle la version 4.0 de votre passion » ou  « je catalyse les transformations de votre équipe… », mais à la fin je trouve cela ressemble vraiment à ce que je fais, en toute humilité.

Et ça ressemble vraiment à ce que veulent mes clients. On se met à deux pour résoudre un problème qu’ils ont, on fait équipe pour identifier ce qui pose problème, et réduire l’écart entre ce qu’ils vivent et qui ne leur plait pas, et ce qu’ils souhaitent.

J’adore les problèmes!
  • « Un problème n’est un problème que parce qu’on a décidé de le résoudre ». Il y a des problèmes avec lesquels on vit très bien et qui ne demandent aucune résolution!  Il y en a d’autres qui nous empêchent de vivre ou de faire ce qui nous tient vraiment à coeur. C’est là qu’un coach est utile.
  • D’abord cela suppose de le trouver ce problème!  Parfois les clients arrivent sans savoir vraiment ce qui ne va pas, en état de confusion même, et c’est normal. Le questionnement stratégique est là pour les amener à identifier ce qui leur pose réellement problème dans leur situation. Parfois, ils se rendent compte rapidement que le « vrai problème » n’est pas celui avec lequel ils sont arrivés.
  • Se focaliser immédiatement sur le problème fait gagner un temps fou. Les personnes qui ont un CODIR en panne, une équipe qui n’arrive pas à travailler ensemble, un N-1 qui n’ose pas s’imposer face à une élément perturbateur, quelqu’un qui n’arrive plus à gérer son ado ou un freelance n’arrive pas à vendre ses prestations n’ont que faire des tests de personnalités ou des questionnaires sur leur style de management!
  • Résoudre des problèmes, cela demande beaucoup d’humilité car il arrive souvent ( tout le temps?) qu’un problème ne soit pas complètement résolu. Et c’est une bonne nouvelle: cela permet de sortir du choix binaire « réussir ou échouer » le « tout ou rien » . Une fois cette pression relâchée, on peut commencer à travailler. Une personne dont la timidité l’empêche d’intervenir devant un groupe au travail restera peut-être en effet toujours timide; sauf que le travail fait en coaching lui permettra d’intervenir devant un groupe. Elle saura faire avec sa timidité qui sera toujours là, mais ne la freinera plus dans les exercices imposés de sa profession pour pouvoir évoluer.
  • Se dire qu’un problème n’est presque jamais résolu à 100% cela permet aussi d’arrêter avec l’obsession de la performance ou de l’ultra-solution. C’est moins vendeur, certes, mais c’est plus réaliste et beaucoup plus engageant: nous allons travailler à réduire l’écart entre votre situation actuelle est celle que vous souhaitez. Et tout mon professionnalisme  est au service de cela. La personne décidera de là où elle met le curseur et s’engagera dans le processus de manière beaucoup plus efficace.
  • résoudre un problème ne prédit en rien la (les) solution(s). La solution sera inventée par le client au fur et à mesure. En cela c’est très respectueux!
  • On dit souvent que le bon designer c’est celui qui pose les bonnes questions. Ici c’est pareil.
Bref, j’adore les problèmes!
Pourquoi « coaching » finalement ce n’est pas si mal comme mot?

Parce-que dans ce mot un peu anglo-saxon, il y a une connotation de «training» de sport, d’action. Et voilà, le coaching c’est de l’action car l’évolution de la personne ou de l’équipe se mesure en changement de comportement; (et non pas en compréhension des enjeux, du problème, de la solution etc…)

…et que « prendre le problème à bras le corps » .. c’est du sport!