S’organiser… sans to-do list

Vous en avez assez de vous sentir épuisé dés le lundi soir quand vous avez compris que votre semaine serait pire que celle d’un pompier californien en période estivale? Vous en avez assez de vos to-do lists que vous ne suivez jamais? Vous souffrez dés que votre chéri(e) vous dit qu’il est temps de s’organiser pour les vacances alors que vous avez un rendu à la fin du mois?

La bonne nouvelle, c’est que tout le monde peut réussir à s’organiser;

Et non! la procrastination n’est pas une fatalité ni un trait de personnalité; vous n’êtes pas non plus obligé de passer en mode survie chaque jour pour éteindre des incendies professionnels, paniquer à l’idée qu’on vous colle une réunion de plus, ou à essayer de suivre une to-do list infinie. Et enfin non! s’organiser ce n’est pas consacrer deux heures par jour à faire … des to-do lists.

Mon premier boss en agence de design, il y a très longtemps m’avait dit une chose surprenante à l’époque: « Si on charrette, c’est que l’on s’est plantés sur le planning ». Nous vivions une époque où « charretter » était une figure de style obligée et quasi revendiquée du travail en agence créative.. façon Mad Men, vous voyez?! Autant vous dire tout de suite que je suis devenue une professionnelle du planning!

Alors pendant des années je me suis passionnée pour toutes les méthode d’efficacité organisationnelle et d’outils de productivité, et ce que j’ai découvert à propos de l’organisation et de la priorisation des tâches est à la fois le fruit de cette longue exploration, mais aussi tout le contraire de ce à quoi nous sommes formatés par l’école et par la société.

Retrouver la maîtrise …

Voici donc quelques « trucs » qui semblent frappés du sceau du bon sens, mais qui lorsque vous les aurez appliqués vous permettront d’envisager les journée chargées avec détermination et espoir, vous permettront de savoir dire «non», vous permettront d’arrêter de procrastiner, et enfin, vous permettront de jeter une fois pour toutes vos to-do lists à la poubelle.

Trouver son « Pourquoi »

La première chose la plus importante à savoir avant même de commencer à vous organiser est de savoir pourquoi vous voulez vous organiser. Pour être plus efficace? Pour pouvoir rendre vos livrables en temps et en heure? pour être encore plus rentable pour votre entreprise? Pour devenir -comme je l’ai vu écrit sur une formation à la gestion du temps-, une « machine à produire »?

Non. Certainement pas. La seule raison valable pour s’organiser est de pouvoir se dégager du temps pour pouvoir faire les choses qui sont vraiment importantes pour vous.

Si vous ne savez pas à quoi vous allez consacrer le temps que vous allez gagner, il est sûr et certain que vous ne ferez que continuer à faire plus …de la même chose qu’aujourd’hui.

Quel est le projet qui VOUS appartient et qui vaut la peine de ne plus être esclave des journées à rallonges pleines de tâches que l’on ne finit jamais..(oui oui il y des gens qui aiment bien ça, et qui sont très à l’aise avec le fait d’être débordés qui leur donne l’air d’être important!).

Aller faire du sport 2h par jour? ok. Arriver à l’heure pour embrasser vos enfants le soir avant qu’ils ne s’endorment? ok. Travailler sur le projet qui vous tient à cœur mais qui n’est pas dans votre mission officielle? ok. Améliorer votre pratique professionnelle, faire de la veille, ou entamer la formation dont vous rêvez? ok.

Cette liste à la Prévert pour bien insister sur le fait que la raison profonde de l’organisation doit avoir du sens pour vous peu importe qu’elle semble futile.

Ensuite vous serez capable de vous organiser pour tous les projets qui vous sembleront réellement importants.

Deuxième élément avant de commencer à vous organiser: dans « savoir s’organiser » la composante sur laquelle vous allez vraiment travailler, c’est vous; avec vos peurs, vos habitudes, vos croyances.

Maintenant qu’on est d’accord sur les intentions de l’organisation, passons au concret:
1- Distinguer l’important de l’urgent – la matrice d’Eisenhower expliquée par S.Covey*

C’est l’une des clés du sujet! Dans toutes les tâches que j’ai à faire, qu’est-ce qui est important? qu’est ce qui est urgent? C’est sur cette distinction qu’est fondée la fameuse matrice d’Eisenhower qui lui a permis selon la légende d’organiser le débarquement en Normandie.

  • ce qui est urgent, c’est ce qui comporte une échéance immédiate: c’est maintenant!
  • ce qui est important, c’est qui vous permet d’obtenir un résultat sur quelque chose qui compte réellement selon vos objectifs prioritaires.
  • ce qui est urgent ET important, c’est par exemple une gestion de crise, le rendu d’un projet dans la journée..
  • ce qui est NI urgent NI important, ce sont les activités futiles, les gaspille-temps…
  1. Selon vous, le téléphone qui sonne, c’est urgent ou non? (oui, si vous n’êtes pas capable de ne pas décrocher)
  2. Selon vous une activité de détente c’est important ou non? (oui! cela participe à votre écologie personnelle qui participe à votre productivité; ce n’est pas la même chose que de perdre son temps)
  3. Selon vous la recherche de nouvelles opportunités, c’est important? c’est urgent?

Nous avons tendance à mettre en priorité ce qui est urgent. Or, nous devrions pour mieux hiérarchiser nos tâche nous concentrer sur ce qui est important, ce qui nous donne l’ordre suivant:

1- IMPORTANT et URGENT: à traiter immédiatement. Plus d’essence dans votre voiture 😉

2- IMPORTANT et NON URGENT: c’est là le secret! prioriser ce qui va vous servir pour la suite de votre développement (donc les activités de veille créative, networking, formation…appartiennent à cette catégorie)

3- NON IMPORTANT ET URGENT : répondre à certains emails, certaines réunion, choses gratifiantes, interruptions diverses

4- NI IMPORTANT NI URGENT: futilités, certains coups de fil, passe temps agréables… c’est tout simplement cette catégorie qu’il faut faire sauter lorsque vous avez besoin de temps pour réaliser quelque chose de plus dans votre emploi du temps.

Voici la matrice: essayez d’y ranger vos diverses tâches

urgent non urgent
important I

Crises

Problèmes urgents

Projets avec une dead-line

II

Prévention

Planification

Networking

Recherche de nouvelles opportunités

formation

non important III

Interruptions

Certains emails et appels

Certaines réunions

Certains rapports

Activités populaires

IV

Pertes de temps

faire semblant d’être occupé

Certains emails et appels « gaspille-temps »

Activités plaisantes et futiles

2- Créer l’emploi du temps qui va avec.

Une fois que l’on a réussi à qualifier ses activités et à les prioriser dans la matrice, il faut bien les mettre dans l’emploi du temps. Certains aiment à faire l’emploi du temps de la journée; par expérience, je trouve que faire son emploi du temps à la semaine est plus efficace. Cela permet de laisser de la place à l’imprévu qui ne manque pas d’arriver, tout en conservant ses objectifs. Au passage, n’oubliez pas de vous fixer des objectifs réalisables… ce n’est pas la peine de vous créer un emploi du temps 7j/7 à 12heures par jour.. ça ne marchera pas!

À ce stade, le plus important c’est de se garder un moment tranquille pour préparer la semaine sur un calendrier et bien vérifier qu’on n’y a pas mis QUE des activités urgentes! Le faire le vendredi soir pour boucler tranquillement la semaine et célébrer le fait qu’on a tenu ses objectifs de la semaine; ou le dimanche pour l’avoir bien en tête le lundi matin.

3- Savoir dire non…. pour dire OUI

Forcément il y a des choix à faire un jour ou l’autre. Ou peut-être êtes vous ce genre de personne qui ne peut refuser lorsque qu’un client ou un collègue vous demande de l’aider sur un nouveau sujet pour lequel vous n’êtes pas missionné ou vous n’avez pas prévu de temps. Vous allez dire oui la mort dans l’âme.

Rappelez-vous alors d’une chose capitale: lorsque vous dites OUI à ce client intrusif ou ce collègue un peu sans-gêne, ce n’est pas que vous « ne savez pas dire non »…c’est que vous dites NON à autre chose. A cette chose que vous aviez tagguée comme « IMPORTANTE » parce qu’elle avait du sens et vous portait vers votre objectif ou votre mission. Réfléchissez alors si cela en vaut bien la peine.. Et dites OUI à ce qui est vraiment important pour vous.

4- Penser actions plutôt que résultat global.

Ce qui signifie, voir l’arbre et non la forêt pour pouvoir avancer concrètement. Donc pas de to-do liste avec en bullet-point « repenser la stratégie de l’entreprise ». Demandez-vous plutôt : qu’est ce que je pourrais faire comme action qui ferait avancer la stratégie de l’entreprise… Et chacune de vos réponses peut rentrer alors dans l’agenda.

5- Les sollicitations extérieures.

C’est une évidence mais nous savons de moins en moins bien résister aux nombreuses sollicitations extérieures et notre capacité de concentration chute drastiquement. Selon une étude menée par Microsoft , « les jeunes d’aujourd’hui accordent en moyenne 8 secondes à chaque nouvelle information, contre 12 secondes en 2000, pour juger de sa pertinence. A titre de comparaison, Microsoft rappelle qu’un poisson rouge peut rester concentré jusqu’à 9 secondes. »..*

Donc il est indispensable de se garder quelques phases de travail concentrées hors de toutes notification mail ou téléphone pour être efficace. Et je vous conseille de les prévoir à l’avance. L’une de mes cliente, m’a raconté avoir eu l’impression d’un sevrage aussi dur que celui de la cigarette quand elle a décidé de ne relever ses emails que 4 fois par jour…Elle se sent complétement libérée aujourd’hui et 4 fois plus efficace.

6- Gardez l’équilibre …

…entre les moments réservés aux autres (réunions/ interactions/ discussions, réflexions à plusieurs) et les moments où vous produisez. Il ne s’agit pas de se couper du monde, il s’agit d’être réellement présent à ce que l’on fait. Communiquez sur votre organisation, faites-là respecter. Cela fera également changer les autres autour de vous.

8- Modélisez!

Chaque fois que vous finissez quelque chose qui vous a pris du temps, demandez-vous si vous pourriez vous en resservir. Par exemple, l’une de mes ancienne collègue a mis au point une trame d’interview qu’elle ressort systématiquement à chaque démarrage de projet; Elle l’a « objectivée » améliorée régulièrement, mais surtout elle l’a rangée dans un dossier de base de données de documents méthodologiques de démarrage de projet. Le gain de temps se trouve autant dans le contenu, que dans la capacité à le retrouver immédiatement.

9- La procrastination

Ah vous êtes un procrastinateur? Ou alors vous pensez que vous travaillez mieux lorsque vous faites les choses au dernier moment ? Je crois que vous êtes peut-être un perfectionniste qui préfère encore se donner des contraintes de temps pour pouvoir se pardonner si tout n’est pas parfait;

ou que vous faites partie de ceux qui ont peur d’échouer en usant du même stratagème…

J’ai rencontré quelqu’un récemment qui me parlait de la loi de Parkinson, vous savez, ce principe selon lequel si vous donnez un mois à une activité qui peut se réaliser en une semaine, celle-ci prendra effectivement un mois.. Selon cette personne, travailler au dernier moment sert contrer cette « loi » et à faire rentrer dans un temps imparti (le plus court possible) les activités pour être sûr d’être hyper rentable.

Cela peut marcher: on se donne 2h pour faire ce compte rendu…pas une minute de plus! Mais attention à ne pas trop se mettre tout seul en situation dangereuse en le faisant à la dernière minute. Cela ne marche pas à long terme parce que cela use les batteries sans jamais les recharger.

La théorie des petits pas

Je suis une adepte des la théorie des petits pas. C’est un peu la théorie des post-it qui consiste à découper un projet en plein de petites tâches facilement faisables. Sauf qu’un pas c’est une action, pas un post-it, c’est beaucoup plus puissant.

Donc je vous propose de faire votre premier pas des votre réorganisation en vous posant cette question:

« à quoi vais-je consacrer le temps que je vais me dégager en m’organisant ?»

 

*Stéphen Covey: les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent. J’ai Lu.

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